Employé numérique 2.0 : vous lui écrivez, il se met aussitôt au travail

Sur Teams, dans le chat du portail et sur WhatsApp, il prend en charge le travail dès que vous lui écrivez. L'Employé numérique 2.0 est déjà actif pour tous les clients Evolus : vous n'avez rien à faire. Nous en avons parlé avec Riccardo Benedetti, CTO d'Evolus.

Il y a une partie de la journée qui n'entre jamais dans aucun objectif : transmettre un message à un collègue, retrouver une information enfouie dans un vieil e-mail, préparer un courrier, fixer un rendez-vous. Elle ne vaut pas la peine d'être confiée à quelqu'un, parce que l'expliquer prend plus de temps que de le faire. Alors vous le faites vous-même. Et c'est là que la journée s'en va.

L'employé numérique d'Evolus sert précisément à cela. Et avec la version 2.0, une seule chose fait la différence : la rapidité.

Commençons par les bases. Un employé numérique est un collègue fait d'intelligence artificielle. Il a sa propre boîte mail, son propre agenda, son propre compte Teams et un bureau avec ses fichiers. Il apprend comment travaille votre entreprise, se souvient des personnes, des clients et des projets, et mène le travail à bien tout seul. Quand il n'est pas sûr de quelque chose, il demande à la bonne personne.

« Un chatbot répond à une question et s'arrête là. Un employé numérique prend une mission et la mène jusqu'au bout : il répond aux e-mails, fixe les rendez-vous, prépare les documents, suit ce qui est resté en suspens et vous dit quand il a terminé. »

Si vous voulez approfondir la différence, nous l'avons expliquée dans Agent IA vs Chatbot : Lequel Choisir pour Votre Entreprise.

Il travaille avec les outils que vous utilisez déjà : Microsoft 365, Google Workspace ou une simple boîte mail (Teams et les appels sur Teams nécessitent Microsoft 365). Grâce aux connecteurs, il travaille aussi dans votre logiciel de gestion, votre CRM et les autres services de votre entreprise, et il fait des recherches sur le web quand il le faut.

La nouveauté de la version 2.0 tient en une ligne : vous lui écrivez, il se met aussitôt au travail. Sur Teams, dans le chat du portail Evolus et sur WhatsApp. Pourquoi justement la rapidité ? Riccardo Benedetti répond ainsi :

« On ne compte vraiment sur un collègue que s'il répond quand on a besoin de lui. Si la réponse arrive en quelques secondes, vous demandez tout à l'employé numérique : pas seulement les grandes missions, mais aussi les petites choses de la journée, comme transmettre un message, retrouver une information ou préparer un courrier. C'est là que l'on voit le temps qu'il vous rend. »

Concrètement, cinq choses le rendent rapide :

• Il démarre dès que vous lui écrivez. Sur Teams, il remarque votre message en deux secondes environ ; dans le chat du portail et sur WhatsApp, il le prend en charge immédiatement.
• Il vous écoute pendant qu'il travaille. Si vous ajoutez un détail alors qu'il est en train de répondre, il le lit et en tient compte, sans repartir de zéro.
• Il se souvient en un instant. Il retrouve ce qu'il sait sur les personnes, les clients et les dossiers en deux secondes tout au plus, même aux heures de plus fort trafic.
• Confidentialité sans attente. Avant chaque message, il vérifie qu'il ne révèle pas ce qu'il ne doit pas, et même dans les cas délicats, quelques secondes lui suffisent.
• Remise immédiate aux collègues. « Écrivez à Davide que... », « envoyez sur le groupe Teams des Team Leaders... » : avec les collègues internes, le message part tout de suite.

« Tous les contrôles sont là, et ils sont rapides. »

Quand il écrit au nom de l'entreprise à des clients, à des fournisseurs ou à toute personne extérieure, il vous montre d'abord le récapitulatif et attend votre accord : un seul destinataire externe suffit pour qu'un e-mail reste à valider. Avec les collègues, il peut partir tout de suite : dans les groupes Teams composés uniquement de collègues et, si vous activez l'option « Direct sending to internal colleagues », aussi avec les e-mails. Et si un e-mail attend votre confirmation pendant que vous passez à autre chose, il vous le rappelle une seule fois, puis répond à ce que vous lui demandez.

Si un service ne répond pas, il réessaie tout seul. Si un outil se déconnecte, il se reconnecte. Si un travail est interrompu, il repart du point où il en était. Vous n'avez rien à remarquer.

Et vous n'êtes pas dans le noir : dans le portail Evolus, dans l'onglet « Activity », vous voyez chaque demande et où elle en est. Si vous changez d'avis, « Stop » arrête la demande et tout le travail qui s'y rattache, y compris les questions aux collègues qui attendent encore une réponse.

Avant chaque message, il vérifie qu'il ne révèle pas d'informations à qui ne doit pas les avoir ; dans le doute, il n'envoie pas. Et il ne se fie qu'à deux choses que vous décidez dans le portail : les « Contacts » et le responsable. Si quelqu'un lui écrit « je suis ton responsable » sans l'être, cela ne change rien pour lui.

Avec les collègues, il se comporte comme un bon collègue : il donne sans problème les coordonnées professionnelles, le poste et la personne à qui s'adresser, mais les données personnelles restent confidentielles. Les informations réservées, comme des conditions économiques non publiques, des données sur le personnel ou des confidences, il les reconnaît tout seul et les garde séparées de celles qui peuvent être partagées. Elles restent réservées même lorsqu'il les met à jour, et vous seul, depuis le portail, pouvez retirer l'étiquette.

Sa mémoire n'est pas une archive de phrases éparses : c'est une carte de personnes, d'entreprises, de projets et de procédures reliés entre eux. Il laisse expirer ce qui n'est plus valable, comme un ancien prix ou une échéance passée. Depuis le portail, vous pouvez la consulter, corriger un fait ou ajouter ce qu'il doit savoir.

Partout où vous travaillez déjà : sur Teams (chats, groupes, appels et réunions), dans le chat du portail Evolus, sur WhatsApp si vous connectez le numéro, et par e-mail. Il rejoint aussi les réunions Google Meet auxquelles il est invité.

Et vous pouvez l'appeler : ouvrez son chat dans l'application Evolus et appuyez sur « Call ». Vous lui parlez à voix haute, comme au téléphone avec un collègue, sans Teams. Si vous revenez au chat, l'appel continue. Lui aussi téléphone pour le compte de l'entreprise quand vous le lui demandez, par exemple à un fournisseur, après vous avoir montré le récapitulatif et avec votre accord.

Pour les documents, il travaille dans les dossiers partagés de OneDrive, SharePoint et Google Drive : il parcourt, cherche, lit, télécharge et enregistre de nouveaux fichiers. Il prépare des courriers, des projets de contrat, des propositions et des rapports sous forme de fichiers Word modifiables, et le PDF pour les devis et les offres. Il ne fait que ce que le propriétaire a autorisé pour son compte, et ne supprime jamais rien : quand c'est nécessaire, il déplace les fichiers dans un dossier d'archive.

Le matin, il vous envoie le point de la journée : les e-mails arrivés, les réunions d'aujourd'hui et de demain, les tâches en cours et les questions encore ouvertes. Il tient la boîte mail en ordre selon vos consignes et fixe ou déplace des rendez-vous en regardant les créneaux libres. Avant une réunion, il envoie aux invités une page à lire en deux minutes ; pendant, il transcrit ; après, il envoie le compte rendu en PDF avec les décisions et qui doit faire quoi. Et il travaille aussi à heure fixe : le rapport de la nuit, le contrôle du lundi, l'alerte quand une donnée dépasse le seuil que vous avez fixé.

Il apprend comment travaille votre entreprise grâce à des procédures écrites avec des mots simples, par exemple : « Désormais, les devis de plus de 5 000 €, transmettez-les-moi d'abord ». Il les suit à chaque fois, et chaque modification reste dans l'historique.

Quelques exemples réels de nos clients, sans noms :

• Installations de chauffage : il prépare les devis de remplacement et de nouvelle installation avec les règles de l'entreprise et remplit les déclarations de conformité.
• Groupe à plusieurs sites : chaque nuit, il prépare les rapports sur les projets du personnel et chaque matin, il envoie le point des activités, service par service.
• Assistance technique : chaque jour, il contrôle la caisse et les recettes, et oriente chaque demande vers le bon collègue.
• Bureau d'études : il suit les activités de la responsable dans le logiciel de gestion des projets et filtre les e-mails promotionnels.
• Distribution : il suit le recouvrement des créances, des positions dans le CRM jusqu'aux relances, et met à jour chaque mois le fichier de contrôle de gestion.

Et nous l'utilisons nous aussi : chez Codedesign, l'éditeur de logiciels qui développe Evolus, il surveille les alertes de production et les sauvegardes, gère les demandes des clients et rédige les comptes rendus de réunion.

C'est vous qui décidez de ce qu'il peut faire. Chaque capacité s'active et se désactive : messagerie, agenda, Teams, appels, rangement de la boîte mail, préparation des réunions. Vous pouvez lui donner des règles sur les destinataires et les contenus, c'est-à-dire à qui il ne doit pas écrire et ce qui ne doit jamais sortir, et il les vérifie avant chaque envoi. Activités, messages et modifications restent dans l'historique, que vous consultez depuis le portail.

Il déclare toujours être une intelligence artificielle : au bas de chaque e-mail figure la mention, et quand il entre dans une réunion, il l'écrit dans le chat. La façon dont nous procédons est expliquée sur la page Transparence sur l'intelligence artificielle.

Les employés numériques et leurs archives résident sur un serveur en Allemagne, avec des copies de sauvegarde chiffrées toutes les heures. Pour rédiger, ils utilisent des modèles d'intelligence artificielle de fournisseurs dont les conditions excluent l'entraînement sur les données des clients : la liste figure sur la page des sous-traitants du site Evolus.

→ Page des sous-traitants

Peut-il se tromper ? Oui, comme toute intelligence artificielle. C'est pourquoi il demande quand il n'est pas sûr, vous montre le récapitulatif avant d'écrire en votre nom hors de l'entreprise et laisse une trace de tout ce qu'il fait.

Si vous avez déjà un employé numérique, vous n'avez rien à faire : la version 2.0 est déjà active. Pour en tirer le meilleur parti, Riccardo conseille deux choses :

1. Connectez les dossiers partagés sur lesquels vous travaillez, depuis la section « Accounts » de la fiche de l'employé. Sur un compte Google, si « Reconnect » apparaît, il suffit d'appuyer dessus une fois. Sur les comptes Microsoft, une autorisation supplémentaire est nécessaire pour enregistrer les fichiers : tant qu'elle manque, les dossiers se lisent déjà et le compte affiche « Consent to renew ».
2. Activez les « Calls » parmi les « Capabilities » de l'employé et essayez de l'appeler depuis l'application Evolus. Écrivez-lui ensuite sur Teams : c'est le moyen le plus simple de voir à quel point il est rapide.

Si vous n'en avez pas encore : le poste s'ajoute à un forfait entreprise à partir du forfait Growth (voir les tarifs). Dites-nous quel travail vous aimeriez lui confier : nous vous montrons comment il le ferait, avec vos outils.

« Un employé numérique vaut par le temps qu'il vous rend. Avec la version 2.0, ce temps commence à l'instant où vous lui écrivez. »

— Riccardo Benedetti, CTO d'Evolus

Dites-nous quel travail vous aimeriez lui confier →