Employé numérique
Un collègue de plus, dès aujourd’hui.
Il a sa propre boîte mail, son agenda, Teams et un bureau avec ses fichiers. Il apprend comment travaille votre entreprise, retient les personnes et les projets, et mène le travail à bien tout seul. Quand il n’est pas sûr, il demande.
Dès le forfait Growth, 99 € par mois et par poste
Evo
Employé numérique
- Boîte mail activée
- Agenda connecté
- Arrivé dans Teams
- Bureau prêt
- Procédures de l’entreprise lues
Ce qu’est un employé numérique
Il n’attend pas les questions. Il sait ce qu’il y a à faire, le fait avec vos outils, et vous prévient quand c’est terminé.
Un employé numérique est un collègue fait d’intelligence artificielle : il travaille avec son propre compte, dans les règles que vous fixez, et garde une trace de tout.
Le poste de travail
Un vrai poste de travail, pas une fenêtre de chat.
Il travaille avec les mêmes outils que vous : sa propre adresse e-mail, son propre agenda, son propre compte Teams. Il fonctionne avec Microsoft 365, avec Google Workspace ou avec une boîte mail ordinaire.
Il lit chaque e-mail qui arrive, répond, le range dans le bon dossier et attend les réponses qui vous intéressent.
- Facture n° 418 · GrossisteFactures
- Demande de devis · ClientPris en charge
- Offres de la semaineArchivé
Agenda
Il fixe et déplace les rendez-vous en regardant les créneaux libres, avec le lien de la réunion déjà dans l’invitation.
- 11:00Réunion d’avancement
- 15:30Visite de chantier chez le clientDéplacé
Teams
Il répond aux collègues dans le chat, reçoit des consignes, participe aux réunions et répond aux appels.
MartheTu me génères le rapport des ventes ?
EvoLe voici, en PDF. J’ai ajouté la comparaison avec le mois dernier.
Téléphone et WhatsApp
Il téléphone au nom de l’entreprise quand vous le lui demandez, et écrit sur WhatsApp si vous connectez le numéro.
Bureau
Ses fichiers : documents, rapports PDF, tableaux. Il les tient en ordre, et vous les voyez depuis le portail.
- Rapports
- Devis
- Comptes rendus
Les outils de l’entreprise
Grâce aux connecteurs, il travaille dans votre logiciel de gestion, votre CRM et les autres services que vous utilisez. Et il cherche sur le web.
- Logiciel de gestion
- CRM
- Recherche web
- Ses tableaux
La mémoire
Une mémoire qui se ramifie.
Il ne garde pas des phrases éparses : il construit une carte. Personnes, entreprises, projets et procédures deviennent des nœuds reliés entre eux, et chaque e-mail, appel ou réunion ajoute un fait ou un lien.
Il relie les choses
Il sait que Laura dirige l’un de vos clients, que ce client a un chantier en cours et quelle procédure s’applique à ses devis.
Il garde en tête ce qui compte
Il donne un poids à chaque information et laisse expirer celles qui ne valent plus, comme un ancien prix ou une échéance passée. De temps en temps, il range sa mémoire et fusionne les doublons.
Vous la voyez et la corrigez
Dans le portail, vous trouvez la carte de ce qu’il sait : vous pouvez la lire, corriger un fait ou ajouter ce qu’il doit savoir.
Les procédures
Il apprend comment vous travaillez. Puis il fait ainsi, à chaque fois.
Une procédure est une règle écrite avec des mots simples : quand elle s’applique et ce qu’il faut faire. Vous l’écrivez depuis le portail ou vous la lui apprenez dans le chat (« désormais, quand… »). Il la suit, et chaque modification reste dans l’historique.
Procédure
Que faire après un appel
Quand: Après chaque appel
Il enregistre le résumé et ce qui est ressorti sur les personnes et les projets. Il lance les tâches qui lui reviennent et consigne celles qui reviennent à un collègue.
Prête dès le premier jour, modifiable quand vous voulez
Procédure
Préparation de la réunion
Quand: Avant chaque réunion à laquelle il est invité
Il envoie aux collègues invités une page qui se lit en deux minutes : qui participe, l’ordre du jour, les points restés ouverts la dernière fois. Aucun point n’est inventé : chacun vient des invitations, des e-mails et des réunions précédentes.
Prête dès le premier jour, modifiable quand vous voulez
Procédure
Priorité des tâches issues des appels
Quand: Quand une demande devient une tâche
Il décide ce qui est urgent et ce qui peut attendre selon les critères de votre entreprise, pas les siens.
Prête dès le premier jour, modifiable quand vous voulez
Procédure
Ce qu’il fait et ce qui revient à un collègue
Quand: Quand quelqu’un demande quelque chose au téléphone
« Envoyez-moi le devis » est son travail. « Marc vous le transmet » est la tâche de Marc. Si c’est une personne extérieure qui s’engage, il ne consigne rien.
Prête dès le premier jour, modifiable quand vous voulez
Une nouvelle procédure, dans le chat
Désormais, les devis de plus de 5 000 € envoie-les-moi d’abord.
C’est fait, je l’ai ajoutée à mes procédures : « Devis de plus de 5 000 € : d’abord au gérant, puis au client ».
En autonomie
Il n’attend pas qu’on le lui demande.
Il travaille pendant que vous faites autre chose : il garde la boîte mail en ordre, déplace les rendez-vous, prépare des documents et suit ce qui reste en suspens. Quand une décision ne lui revient pas, il la demande à la bonne personne.
Il range la boîte mail
Il déplace, archive ou supprime les e-mails entrants selon vos instructions, et vous dit dans le récapitulatif ce qu’il a fait.
Il fixe et déplace les rendez-vous
Il crée l’événement, invite les participants et, si l’horaire change, met l’invitation à jour.
Il rédige les comptes rendus
Il participe aux réunions Teams et Google Meet auxquelles il est invité, les transcrit puis envoie le compte rendu en PDF aux collègues.
Il guette les réponses
Si vous lui demandez de vous prévenir quand quelqu’un répond, il le fait : même si la réponse arrive dans un nouvel e-mail.
Il confie des tâches aux collègues
Il consigne ce qui revient à un collègue et en suit le résultat, au lieu de le laisser se perdre dans un e-mail.
Il travaille selon un horaire
Le récapitulatif du matin, le rapport de la nuit, le contrôle du lundi : les actions programmées démarrent toutes seules.
Il surveille les seuils
Il contrôle les données à intervalles réguliers et ne vous écrit que lorsque quelque chose dépasse la limite que vous avez fixée.
Il prépare des documents
Rapports, comptes rendus et récapitulatifs en PDF mis en page, prêts à joindre et à envoyer.
Quand il n’est pas sûr, il demande
Teams · Message à Marthe
Le fournisseur demande de décaler la livraison à jeudi. Je confirme, ou tu préfères l’appeler toi-même ?
Tu peux confirmer.
C’est fait : j’ai répondu au fournisseur et mis l’agenda à jour.
Une journée
De 7h30 au soir, sans perdre le fil.
Une journée ordinaire pour un employé numérique dans une entreprise de chauffage et plomberie.
Le récapitulatif du matin
Il vous envoie le point : les e-mails arrivés, les réunions d’aujourd’hui et de demain, les tâches en cours et les questions encore ouvertes.
La boîte mail en ordre
Les factures dans leur dossier, les offres archivées, les demandes des clients déjà prises en charge.
La réunion préparée
Les collègues reçoivent la préparation de la réunion de 11h : qui participe, l’ordre du jour, les points ouverts.
Un appel sur Teams
Un collègue l’appelle pour un devis : il répond, prend des notes et ouvre la tâche.
En réunion
Il écoute et transcrit. Juste après, il envoie le compte rendu en PDF, avec les décisions et qui doit faire quoi.
Un doute
Un client demande une remise hors tarif : ce n’est pas à lui de décider. Il pose la question au responsable et attend la réponse.
Un rendez-vous déplacé
Le fournisseur n’est pas disponible jeudi : il déplace la visite à vendredi et les invités reçoivent la mise à jour.
Tout est noté
Ce qu’il a appris aujourd’hui entre dans sa mémoire. Demain, il le retrouvera.
Le rapport de la nuit
Il prépare le rapport que vous lui avez demandé : le matin, il est dans votre boîte mail.
Comment nos clients l’utilisent
Six entreprises, six métiers différents.
Des exemples réels, tirés des procédures d’employés numériques en service aujourd’hui. Sans noms, par respect pour nos clients.
- 01
Installations thermiques
- Prépare les devis de remplacement et de nouvelle installation selon les règles de l’entreprise.
- Remplit les déclarations de conformité des installations.
- Tient le registre des gaz fluorés en lisant les factures des grossistes.
- Compare les prix des climatiseurs avec les tarifs.
- Envoie les fiches de paie selon le règlement interne.
- 02
Groupe multisite
- Chaque nuit, prépare les rapports sur les projets du personnel.
- Chaque matin, envoie le point des activités en cours, service par service.
- Analyse les consommations de la flotte de l’entreprise sur les 90 derniers jours et les envoie par e-mail.
- Calcule les expéditions par transporteur.
- Tient l’agenda aligné avec celui du dirigeant.
- Reçoit des consignes sur Teams (« génère le rapport ») et suit le résultat des tâches confiées aux collègues.
- Sur les données du logiciel de gestion, n’affirme que ce qu’il a vérifié.
- 03
Service après-vente
- Contrôle chaque jour la caisse et les recettes.
- Gère les demandes de codes de fourniture.
- Signale les clients dont les pannes se répètent malgré les interventions.
- Oriente chaque demande vers le bon collègue.
- 04
Bureau d’études
- Contrôle chaque jour les tâches de la responsable dans le logiciel de gestion de projets.
- Connaît la structure des projets du bureau.
- Suit les réponses aux e-mails qu’il a envoyés.
- Prévient quand il lance une opération longue.
- Filtre les e-mails promotionnels.
- 05
Distribution
- Gère chaque mois les prestations à facturer d’un grand client.
- Gère les alertes de seuil de consommation d’énergie.
- Suit les commandes aux fournisseurs et les confirmations de commande.
- Assure le recouvrement : extrait les positions du CRM et envoie les relances.
- Met à jour chaque mois le fichier de contrôle de gestion.
- 06Le nôtre
Codedesign, l’éditeur de logiciels derrière Evolus
- Surveille les alertes de production et les sauvegardes.
- Rédige le résumé des nouveautés de chaque version.
- Gère les demandes des clients.
- Rédige les comptes rendus des réunions.
Contrôle et sécurité
Vous décidez de ce qu’il peut faire. Tout reste écrit.
Un employé numérique travaille avec votre confiance, pas à la place de votre jugement. C’est pourquoi chaque capacité s’active et se désactive, et chaque action laisse une trace.
Vous choisissez ses capacités
E-mail, agenda, Teams, appels, rangement de la boîte mail, préparation des réunions : activez seulement ce dont vous avez besoin.
Vous décidez à qui il écrit
Des règles sur les destinataires et les contenus : à qui il ne doit pas écrire et ce qui ne doit jamais sortir. Il les vérifie avant chaque envoi.
Il demande avant de parler en votre nom
Si vous lui demandez d’envoyer un e-mail, de téléphoner ou d’écrire sur WhatsApp, il vous montre d’abord un récapitulatif et attend votre accord.
Discret avec ceux qui ne doivent pas savoir
Avant chaque message, il vérifie qu’il ne révèle pas d’informations à quelqu’un qui ne doit pas les avoir. Dans le doute, il n’envoie pas.
Il dit qu’il est une intelligence artificielle
Chaque e-mail se termine par une note indiquant qu’il a été écrit avec l’IA, et quand il rejoint une réunion, il l’écrit dans le chat.
Tout est tracé
Tâches, messages et modifications restent dans l’historique, que vous consultez depuis le portail.
Prix
99 € par mois et par poste.
Hors TVA.
Le poste s’ajoute à un forfait entreprise, dès Growth. L’employé utilise les crédits du forfait : aucun abonnement en plus du poste.
Combien de postes
- Growth : jusqu’à 1 posteforfait 199 €/mois
- Business : jusqu’à 2 postesforfait 349 €/mois
- Scale : jusqu’à 4 postesforfait 599 €/mois
Un exemple
Growth avec un employé numérique : 199 € + 99 € = 298 € par mois.
Questions fréquentes
Ce qu’on nous demande le plus souvent.
Quelle différence avec un chatbot ?
Un chatbot répond à une question puis s’arrête. Un employé numérique a sa boîte mail, son agenda et son compte Teams, retient les personnes et les projets, suit les procédures de votre entreprise et mène le travail à bien : il répond, fixe des rendez-vous, prépare des documents et suit ce qui est en suspens.
Faut-il Microsoft 365 ?
Non. Il fonctionne avec Microsoft 365, avec Google Workspace ou avec une boîte mail ordinaire. Teams et les appels sur Teams nécessitent Microsoft 365.
Peut-il se tromper ?
Oui, comme toute intelligence artificielle. C’est pourquoi il demande quand il n’est pas sûr, vous montre un récapitulatif avant d’écrire en votre nom et garde une trace de tout ce qu’il fait. Ses capacités, c’est vous qui les activez, une par une.
Où sont les données ?
Les employés numériques et leurs archives résident sur un serveur en Allemagne, avec des sauvegardes chiffrées toutes les heures. Pour écrire, ils utilisent des modèles d’intelligence artificielle de fournisseurs dont les conditions excluent l’entraînement sur vos données : la liste figure sur la page des sous-traitants.
Combien ça coûte ?
99 € par mois et par poste, hors TVA, en plus d’un forfait entreprise dès Growth. L’employé utilise les crédits inclus dans le forfait.
Votre prochain collègue est prêt.
Dites-nous quel travail vous aimeriez lui confier : nous vous montrons comment il s’y prendrait, avec vos outils.