Dipendente digitale 2.0: gli scrivi e si mette subito al lavoro

Su Teams, nella chat del portale e su WhatsApp prende in carico il lavoro appena gli scrivi. Il Dipendente digitale 2.0 è già attivo per tutti i clienti Evolus: non devi fare nulla. Ne abbiamo parlato con Riccardo Benedetti, CTO di Evolus.

C'è una parte della giornata che non finisce mai in nessun obiettivo: girare un messaggio a un collega, ritrovare un'informazione sepolta in una vecchia email, preparare una lettera, fissare un appuntamento. Non vale la pena affidarla a qualcuno, perché spiegarla richiede più tempo che farla. Così la fai tu. Ed è lì che se ne va la giornata.

Il dipendente digitale di Evolus serve proprio a questo. E con il 2.0 la differenza la fa una cosa sola: la velocità.

Partiamo dalle basi. Un dipendente digitale è un collega fatto di intelligenza artificiale. Ha una sua casella di posta, un suo calendario, un suo account Teams e una scrivania con i suoi file. Impara come lavora la tua azienda, ricorda persone, clienti e progetti, e porta a termine il lavoro da solo. Quando non è sicuro di qualcosa, chiede alla persona giusta.

«Un chatbot risponde a una domanda e si ferma lì. Un dipendente digitale prende un incarico e lo porta fino in fondo: risponde alle email, fissa gli appuntamenti, prepara i documenti, segue quello che è rimasto in sospeso e ti dice quando ha finito.»

Se vuoi approfondire la differenza, l'abbiamo spiegata in Agente AI vs chatbot.

Lavora con gli strumenti che usi già: Microsoft 365, Google Workspace o una normale casella di posta (Teams e le chiamate su Teams richiedono Microsoft 365). Con i connettori lavora anche nel gestionale, nel CRM e negli altri servizi della tua azienda, e quando serve cerca sul web.

La novità del 2.0 si dice in una riga: gli scrivi e si mette subito al lavoro. Su Teams, nella chat del portale Evolus e su WhatsApp. Perché proprio la velocità? Riccardo Benedetti risponde così:

«Un collega lo usi davvero solo se ti risponde quando ne hai bisogno. Se la risposta arriva in pochi secondi, al dipendente digitale chiedi tutto: non solo i grandi incarichi, ma anche le piccole cose della giornata, come girare un messaggio, ritrovare un'informazione o preparare una lettera. È lì che si vede il tempo che ti restituisce.»

In concreto, sono cinque le cose che lo rendono rapido:

• Parte appena gli scrivi. Su Teams nota il tuo messaggio in un paio di secondi; nella chat del portale e su WhatsApp lo prende in carico subito.
• Ti ascolta mentre lavora. Se aggiungi un dettaglio mentre sta rispondendo, lo legge e ne tiene conto, senza ricominciare da capo.
• Ricorda in un attimo. Ritrova quello che sa su persone, clienti e pratiche in un paio di secondi al massimo, anche nei momenti di maggiore traffico.
• Riservatezza senza attese. Prima di ogni messaggio controlla di non rivelare quello che non deve, e anche nei casi delicati gli bastano pochi secondi.
• Consegna subito ai colleghi. «Scrivi a Davide che...», «manda sul gruppo Teams dei Team Leaders...»: con i colleghi interni il messaggio parte subito.

«I controlli ci sono tutti, e sono rapidi.»

Quando scrive a nome dell'azienda a clienti, fornitori o a chiunque sia esterno, ti mostra prima il riepilogo e aspetta il tuo sì: basta un solo destinatario esterno perché un'email resti da approvare. Con i colleghi può partire subito: nei gruppi Teams di soli colleghi e, se attivi l'opzione «Invio diretto ai colleghi interni», anche con le email. E se un'email aspetta la tua conferma mentre passi a parlare d'altro, te lo ricorda una volta sola e poi risponde a quello che gli chiedi.

Se un servizio non risponde, riprova da solo. Se uno strumento si scollega, si ricollega. Se un lavoro si interrompe, riparte dal punto in cui era arrivato. Tu non devi accorgerti di nulla.

E non resti al buio: nel portale Evolus, nella scheda Attività, vedi ogni richiesta e a che punto è. Se cambi idea, «Ferma» blocca la richiesta e tutto il lavoro collegato, comprese le domande ai colleghi che aspettano ancora una risposta.

Prima di ogni messaggio controlla di non rivelare informazioni a chi non le deve avere; nel dubbio, non invia. E si fida solo di due cose che decidi tu nel portale: la Rubrica e il responsabile. Se qualcuno gli scrive «sono il tuo responsabile» senza esserlo, per lui non cambia nulla.

Con i colleghi si comporta come un buon collega: dà senza problemi i contatti di lavoro, il ruolo e a chi rivolgersi, ma i dati personali restano riservati. Le informazioni riservate, come condizioni economiche non pubbliche, dati del personale o confidenze, le riconosce da solo e le tiene separate da quelle che si possono condividere. Restano riservate anche quando lui le aggiorna, e solo tu, dal portale, puoi togliere l'etichetta.

La sua memoria non è un archivio di frasi sparse: è una mappa di persone, aziende, progetti e procedure collegati tra loro. Lascia scadere quello che non vale più, come un prezzo vecchio o una scadenza passata. Dal portale puoi leggerla, correggere un fatto o aggiungere quello che deve sapere.

Ovunque lavori già: su Teams (chat, gruppi, chiamate e riunioni), nella chat del portale Evolus, su WhatsApp se colleghi il numero, e per email. Entra anche nelle riunioni di Google Meet a cui è invitato.

E puoi chiamarlo: apri la sua chat nell'app Evolus e premi «Chiama». Gli parli a voce, come al telefono con un collega, senza Teams. Se torni alla chat, la chiamata continua. Telefona anche lui per conto dell'azienda quando glielo chiedi, per esempio a un fornitore, dopo averti mostrato il riepilogo e con il tuo sì.

Sui documenti lavora nelle cartelle condivise di OneDrive, SharePoint e Google Drive: sfoglia, cerca, legge, scarica e salva file nuovi. Prepara lettere, bozze di contratto, proposte e relazioni come file Word modificabili, e il PDF per preventivi e offerte. Fa solo quello che il proprietario ha permesso al suo account, e non cancella mai nulla: quando serve, sposta i file in una cartella di archivio.

La mattina ti manda il punto della giornata: le email arrivate, le riunioni di oggi e di domani, le attività in corso e le domande ancora aperte. Tiene in ordine la posta secondo le tue istruzioni e fissa o sposta appuntamenti guardando i posti liberi. Prima di una riunione manda agli invitati una pagina da leggere in due minuti; durante, trascrive; dopo, manda il verbale in PDF con le decisioni e chi deve fare cosa. E lavora anche a orario: il report della notte, il controllo del lunedì, l'avviso quando un dato supera la soglia che hai deciso.

Impara come lavora la tua azienda con procedure scritte in parole semplici, per esempio: «D'ora in poi i preventivi sopra i 5.000 € mandali prima a me». Lui le segue ogni volta, e ogni modifica resta nello storico.

Qualche esempio vero dai nostri clienti, senza nomi:

• Impianti termici: prepara i preventivi di sostituzione e di nuova installazione con le regole dell'azienda e compila le dichiarazioni di conformità.
• Gruppo con più sedi: ogni notte prepara i report sui progetti del personale e ogni mattina manda il punto delle attività, reparto per reparto.
• Assistenza tecnica: ogni giorno controlla la cassa e i corrispettivi, e indirizza ogni richiesta al collega giusto.
• Studio di progettazione: segue le attività della responsabile nel gestionale dei progetti e filtra le email promozionali.
• Distribuzione: segue il recupero crediti, dalle posizioni nel CRM fino ai solleciti, e aggiorna ogni mese il file di controllo di gestione.

E lo usiamo anche noi: in Codedesign, la software house che sviluppa Evolus, tiene d'occhio gli allarmi di produzione e i backup, gestisce le richieste dei clienti e scrive i verbali delle riunioni.

Decidi tu che cosa può fare. Ogni capacità si accende e si spegne: posta, calendario, Teams, chiamate, riordino della posta, preparazione delle riunioni. Puoi dargli regole su destinatari e contenuti, cioè a chi non deve scrivere e cosa non deve mai uscire, e lui le controlla prima di ogni invio. Attività, messaggi e modifiche restano nello storico, che consulti dal portale.

Dichiara sempre di essere un'intelligenza artificiale: in fondo a ogni email c'è la nota, e quando entra in una riunione lo scrive nella chat. Come lo facciamo è spiegato nella pagina Trasparenza sull'intelligenza artificiale.

I dipendenti digitali e i loro archivi risiedono su un server in Germania, con copie di sicurezza cifrate ogni ora. Per scrivere usano modelli di intelligenza artificiale di fornitori i cui termini escludono l'addestramento sui dati dei clienti: l'elenco è nella pagina dei sub-responsabili del sito Evolus.

→ Pagina dei sub-responsabili

Può sbagliare? Sì, come ogni intelligenza artificiale. Per questo chiede quando non è sicuro, ti mostra il riepilogo prima di scrivere a tuo nome fuori dall'azienda e lascia traccia di tutto quello che fa.

Se hai già un dipendente digitale, non devi fare nulla: il 2.0 è già attivo. Per sfruttarlo al massimo, Riccardo consiglia due cose:

1. Collega le cartelle condivise su cui lavorate, dalla sezione Account della scheda del dipendente. Su un account Google, se compare «Ricollega», basta premerlo una volta. Sugli account Microsoft serve un permesso in più per salvare i file: finché manca, le cartelle si leggono già e l'account mostra «Consenso da rinnovare».
2. Accendi le Chiamate tra le Capacità del dipendente e prova a chiamarlo dall'app Evolus. Poi scrivigli su Teams: è il modo più semplice per vedere quanto è rapido.

Se non ce l'hai ancora: la postazione si aggiunge a un piano aziendale dal Growth (vedi i prezzi). Raccontaci che lavoro vorresti affidargli: ti mostriamo come lo farebbe, con i tuoi strumenti.

«Un dipendente digitale vale per il tempo che ti restituisce. Con il 2.0 quel tempo comincia nel momento in cui gli scrivi.»

— Riccardo Benedetti, CTO di Evolus

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