Evolus pour la Comptabilité
De la facture reçue au registre mis à jour : Evolus élimine la saisie manuelle et réduit les erreurs à zéro.
Quels problèmes cause la comptabilité manuelle ?
Une saisie manuelle qui n'en finit pas
Des dizaines — parfois des centaines — de factures par mois à ouvrir, lire et retranscrire manuellement dans les systèmes comptables. Un travail répétitif qui accapare de précieuses heures chaque jour.
Des erreurs de transcription inévitables
Un montant erroné, un code fournisseur incorrect, une date d'échéance mal saisie. Les erreurs humaines lors de la saisie manuelle sont inévitables et coûteuses à corriger.
Des échéances de paiement manquées
Des factures classées dans des dossiers, des e-mails non relus, un échéancier tenu à la main. Rater une échéance signifie pénalités de retard, intérêts et relations fournisseurs détériorées.
Un rapprochement qui prend des heures
Faire correspondre manuellement chaque facture à son bon de commande est un processus lent, sujet aux erreurs et impossible à mettre à l'échelle quand les volumes augmentent.
Aucun processus standardisé
Chaque collaborateur gère les factures à sa façon. Sans flux de travail uniforme, il est difficile de suivre l'état des paiements, d'effectuer des audits ou de déléguer sans risque.
La préparation des contrôles est un cauchemar
Quand arrive un contrôle fiscal ou une révision comptable, reconstituer l'historique des opérations demande des jours de recherche dans des fichiers, des e-mails et des archives papier.
Comment fonctionne Evolus pour la comptabilité ?
Extraction OCR des factures
Evolus lit chaque facture — PDF, image scannée, pièce jointe d'e-mail — et en extrait automatiquement le montant, la TVA, l'échéance, l'IBAN, les coordonnées du fournisseur et le numéro de document. Les données sont structurées et rendues disponibles pour les étapes suivantes.
Traitement en masse
Des centaines de factures traitées en parallèle, pas une par une. Evolus gère les pics de volume sans ralentissement : idéal pour les cabinets qui administrent des dizaines d'entreprises clientes.
Rapprochement automatique
Les données extraites sont automatiquement comparées aux bons de commande correspondants. Les écarts sont signalés immédiatement, sans attendre une révision manuelle.
Rapports Excel et exports comptables
Evolus génère des journaux comptables Excel avec formules, colonnes à largeur automatique et feuilles structurées par catégorie. Il produit également des exports CSV compatibles avec les principaux logiciels comptables.
Calendrier des échéances de paiement automatique
Chaque échéance extraite des factures est saisie dans le calendrier avec des alertes anticipées configurables. Aucune date limite n'est manquée, quel que soit le volume de factures en cours de traitement.
Contrôles de sécurité et journal d'audit
Les communications financières sortantes passent par des règles de validation configurables : seuils de montant, vérification des destinataires, approbation humaine obligatoire. Chaque opération est enregistrée dans un journal d'audit complet.
Comment fonctionne un workflow réel avec Evolus ?
La facture arrive par e-mail
Un fournisseur envoie la facture en pièce jointe PDF. Evolus la détecte automatiquement dans la boîte mail dédiée et lance le flux de traitement.
Extraction OCR et structuration des données
Evolus extrait tous les champs pertinents : montant hors taxes, TVA, total, échéance, IBAN, numéro de TVA du fournisseur, numéro et date du document. Les données sont validées et structurées.
Validation et rapprochement
Les données extraites sont comparées au bon de commande correspondant. Si tout correspond, la facture est automatiquement approuvée. En cas d'écart, elle est signalée pour révision humaine.
Mise à jour du journal Excel
La facture approuvée est automatiquement saisie dans le journal comptable Excel avec toutes les données structurées, prête pour l'export vers le logiciel comptable.
Rappel de paiement
Evolus crée un événement dans le calendrier pour l'échéance de paiement et envoie des notifications anticipées au responsable comptable, garantissant que chaque facture est réglée dans les délais.
Cas d'usage : un cabinet comptable avec plus de 50 entreprises clientes
Un cabinet comptable gère la comptabilité de plus de 50 entreprises clientes. Chaque mois, il traite des milliers de factures, produit des rapports pour chaque client et surveille les échéances fiscales et de paiement. Avec les processus manuels actuels, l'équipe est constamment sous pression, surtout pendant les semaines de clôture.
Le cabinet réduit drastiquement le temps consacré à la saisie manuelle, élimine les erreurs de transcription et peut gérer un plus grand nombre de clients sans augmenter ses effectifs.
Pourquoi choisir Evolus pour la comptabilité ?
La comptabilité exige une précision absolue et une traçabilité complète. Evolus automatise les opérations les plus répétitives — extraction de données, rapprochement, mise à jour des registres — tout en maintenant le contrôle humain aux points critiques. Le résultat est un flux comptable plus rapide, plus précis et entièrement documenté.
- Extraction OCR des factures PDF et images : montant, TVA, échéance, IBAN, coordonnées fournisseur
- Traitement en masse de centaines de factures en parallèle
- Rapprochement automatique avec les bons de commande et signalement des écarts
- Génération de rapports Excel structurés et exports CSV pour logiciels comptables
- Calendrier des échéances de paiement avec alertes anticipées configurables
- Règles de validation pour les communications financières avec approbation humaine obligatoire
- Journal d'audit complet
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