Empleado digital 2.0: le escribes y se pone a trabajar de inmediato

En Teams, en el chat del portal y en WhatsApp se hace cargo del trabajo en cuanto le escribes. El Empleado digital 2.0 ya está activo para todos los clientes de Evolus: no tienes que hacer nada. Hemos hablado de ello con Riccardo Benedetti, CTO de Evolus.

Hay una parte de la jornada que nunca acaba en ningún objetivo: reenviar un mensaje a un compañero, recuperar un dato enterrado en un correo antiguo, preparar una carta, fijar una cita. No merece la pena encargársela a nadie, porque explicarla lleva más tiempo que hacerla. Así que la haces tú. Y ahí es donde se va el día.

El empleado digital de Evolus sirve justo para esto. Y con la versión 2.0 la diferencia la marca una sola cosa: la velocidad.

Empecemos por lo básico. Un empleado digital es un compañero hecho de inteligencia artificial. Tiene su propio buzón de correo, su propio calendario, su propia cuenta de Teams y un escritorio con sus archivos. Aprende cómo trabaja tu empresa, recuerda personas, clientes y proyectos, y termina el trabajo por sí solo. Cuando no está seguro de algo, se lo pregunta a la persona adecuada.

«Un chatbot responde a una pregunta y ahí se queda. Un empleado digital recibe un encargo y lo lleva hasta el final: responde a los correos, fija las citas, prepara los documentos, hace seguimiento de lo que ha quedado pendiente y te avisa cuando ha terminado.»

Si quieres profundizar en la diferencia, la explicamos en Agente IA vs chatbot.

Trabaja con las herramientas que ya usas: Microsoft 365, Google Workspace o un buzón de correo normal (Teams y las llamadas en Teams requieren Microsoft 365). Con los conectores trabaja también en el software de gestión, en el CRM y en los demás servicios de tu empresa, y cuando hace falta busca en la web.

La novedad de la versión 2.0 se resume en una línea: le escribes y se pone a trabajar de inmediato. En Teams, en el chat del portal de Evolus y en WhatsApp. ¿Por qué precisamente la velocidad? Riccardo Benedetti responde así:

«A un compañero solo lo usas de verdad si te responde cuando lo necesitas. Si la respuesta llega en pocos segundos, al empleado digital se lo pides todo: no solo los grandes encargos, sino también las pequeñas cosas del día, como reenviar un mensaje, recuperar un dato o preparar una carta. Ahí es donde se nota el tiempo que te devuelve.»

En concreto, son cinco las cosas que lo hacen rápido:

• Arranca en cuanto le escribes. En Teams ve tu mensaje en un par de segundos; en el chat del portal y en WhatsApp se hace cargo de él al instante.
• Te escucha mientras trabaja. Si añades un detalle mientras está respondiendo, lo lee y lo tiene en cuenta, sin empezar de cero.
• Recuerda en un momento. Recupera lo que sabe sobre personas, clientes y expedientes en un par de segundos como máximo, incluso en los momentos de más tráfico.
• Confidencialidad sin esperas. Antes de cada mensaje comprueba que no revela lo que no debe, y incluso en los casos delicados le bastan unos segundos.
• Entrega inmediata a los compañeros. «Escribe a Davide que...», «manda al grupo de Teams de los Team Leaders...»: con los compañeros internos el mensaje sale al instante.

«Todos los controles están, y son rápidos.»

Cuando escribe en nombre de la empresa a clientes, proveedores o a cualquier persona externa, primero te muestra el resumen y espera tu visto bueno: basta un solo destinatario externo para que un correo quede pendiente de aprobación. Con los compañeros puede salir al momento: en los grupos de Teams formados solo por compañeros y, si activas la opción «Direct sending to internal colleagues», también con los correos. Y si un correo espera tu confirmación mientras pasas a hablar de otra cosa, te lo recuerda una sola vez y después responde a lo que le pides.

Si un servicio no responde, lo vuelve a intentar por su cuenta. Si una herramienta se desconecta, se vuelve a conectar. Si un trabajo se interrumpe, retoma desde el punto en el que se quedó. Tú no tienes por qué enterarte de nada.

Y no te quedas a oscuras: en el portal de Evolus, en la pestaña «Activity», ves cada petición y en qué punto está. Si cambias de idea, «Stop» detiene la petición y todo el trabajo relacionado, incluidas las preguntas a los compañeros que aún esperan respuesta.

Antes de cada mensaje comprueba que no revela información a quien no debe tenerla; en caso de duda, no lo envía. Y solo se fía de dos cosas que decides tú en el portal: la lista de «Contacts» y el responsable. Si alguien le escribe «soy tu responsable» sin serlo, para él no cambia nada.

Con los compañeros se comporta como un buen compañero: da sin problema los contactos de trabajo, el cargo y a quién dirigirse, pero los datos personales siguen siendo reservados. La información reservada, como condiciones económicas no públicas, datos del personal o confidencias, la reconoce él solo y la mantiene separada de la que se puede compartir. Sigue siendo reservada incluso cuando él la actualiza, y solo tú, desde el portal, puedes quitar la etiqueta.

Su memoria no es un archivo de frases sueltas: es un mapa de personas, empresas, proyectos y procedimientos conectados entre sí. Deja caducar lo que ya no vale, como un precio antiguo o un plazo pasado. Desde el portal puedes leerla, corregir un dato o añadir lo que necesita saber.

Allí donde ya trabajas: en Teams (chats, grupos, llamadas y reuniones), en el chat del portal de Evolus, en WhatsApp si conectas el número, y por correo electrónico. Entra también en las reuniones de Google Meet a las que está invitado.

Y puedes llamarlo: abre su chat en la app de Evolus y pulsa «Call». Le hablas de viva voz, como por teléfono con un compañero, sin Teams. Si vuelves al chat, la llamada continúa. Él también llama en nombre de la empresa cuando se lo pides, por ejemplo a un proveedor, después de mostrarte el resumen y con tu visto bueno.

En los documentos trabaja en las carpetas compartidas de OneDrive, SharePoint y Google Drive: explora, busca, lee, descarga y guarda archivos nuevos. Prepara cartas, borradores de contrato, propuestas e informes como archivos de Word editables, y el PDF para presupuestos y ofertas. Hace solo lo que el propietario ha permitido a su cuenta, y nunca borra nada: cuando hace falta, mueve los archivos a una carpeta de archivo.

Por la mañana te manda el punto del día: los correos recibidos, las reuniones de hoy y de mañana, las tareas en curso y las preguntas aún abiertas. Mantiene ordenado el correo según tus instrucciones y fija o mueve citas mirando los huecos libres. Antes de una reunión manda a los invitados una página para leer en dos minutos; durante la reunión, transcribe; después, manda el acta en PDF con las decisiones y quién debe hacer qué. Y también trabaja a horas fijas: el informe de la noche, el control del lunes, el aviso cuando un dato supera el umbral que has decidido.

Aprende cómo trabaja tu empresa con procedimientos escritos en palabras sencillas, por ejemplo: «A partir de ahora, los presupuestos de más de 5.000 € mándamelos primero a mí». Él los sigue siempre, y cada cambio queda en el historial.

Algunos ejemplos reales de nuestros clientes, sin nombres:

• Instalaciones térmicas: prepara los presupuestos de sustitución y de nueva instalación con las reglas de la empresa y rellena las declaraciones de conformidad.
• Grupo con varias sedes: cada noche prepara los informes sobre los proyectos del personal y cada mañana manda el punto de las actividades, departamento por departamento.
• Asistencia técnica: cada día revisa la caja y los ingresos diarios, y dirige cada petición al compañero adecuado.
• Estudio de ingeniería: sigue las actividades de la responsable en el software de gestión de proyectos y filtra los correos promocionales.
• Distribución: hace seguimiento del cobro de impagados, desde las posiciones en el CRM hasta los recordatorios, y actualiza cada mes el archivo de control de gestión.

Y también lo usamos nosotros: en Codedesign, la empresa de software que desarrolla Evolus, vigila las alarmas de producción y las copias de seguridad, gestiona las peticiones de los clientes y redacta las actas de las reuniones.

Decides tú lo que puede hacer. Cada capacidad se enciende y se apaga: correo, calendario, Teams, llamadas, orden del correo, preparación de reuniones. Puedes darle reglas sobre destinatarios y contenidos, es decir, a quién no debe escribir y qué no debe salir nunca, y él las comprueba antes de cada envío. Actividades, mensajes y cambios quedan en el historial, que consultas desde el portal.

Siempre declara que es una inteligencia artificial: al final de cada correo hay una nota, y cuando entra en una reunión lo escribe en el chat. Cómo lo hacemos se explica en la página Transparencia sobre la inteligencia artificial.

Los empleados digitales y sus archivos residen en un servidor en Alemania, con copias de seguridad cifradas cada hora. Para escribir usan modelos de inteligencia artificial de proveedores cuyos términos excluyen el entrenamiento con los datos de los clientes: la lista está en la página de subencargados del sitio de Evolus.

→ Página de subencargados

¿Puede equivocarse? Sí, como toda inteligencia artificial. Por eso pregunta cuando no está seguro, te muestra el resumen antes de escribir en tu nombre fuera de la empresa y deja constancia de todo lo que hace.

Si ya tienes un empleado digital, no tienes que hacer nada: la versión 2.0 ya está activa. Para aprovecharla al máximo, Riccardo recomienda dos cosas:

1. Conecta las carpetas compartidas en las que trabajáis, desde la sección «Accounts» de la ficha del empleado. En una cuenta de Google, si aparece «Reconnect», basta pulsarlo una vez. En las cuentas de Microsoft hace falta un permiso adicional para guardar archivos: mientras falte, las carpetas ya se pueden leer y la cuenta muestra «Consent to renew».
2. Activa «Calls» entre las «Capabilities» del empleado y prueba a llamarlo desde la app de Evolus. Después escríbele en Teams: es la forma más sencilla de ver lo rápido que es.

Si todavía no lo tienes: el puesto se añade a un plan de empresa a partir de Growth (consulta los precios). Cuéntanos qué trabajo te gustaría encargarle: te mostramos cómo lo haría, con tus herramientas.

«Un empleado digital vale por el tiempo que te devuelve. Con la versión 2.0 ese tiempo empieza en el momento en que le escribes.»

— Riccardo Benedetti, CTO de Evolus

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