Gestion Documentaire et Back-Office
Transformez la gestion documentaire d'un goulot d'étranglement en un processus fluide et sans erreur. Evolus lit, extrait, traite et archive vos documents automatiquement.
Quels problèmes cause la gestion documentaire manuelle ?
Des heures perdues à recopier des données
Votre équipe passe des heures chaque jour à ressaisir manuellement des factures, des formulaires et des contrats dans des feuilles Excel ou des logiciels de gestion. Du temps soustrait aux tâches qui créent vraiment de la valeur.
Des documents qui se perdent
Des fichiers enregistrés sur le bureau de quelqu'un, des emails mal archivés, des pièces jointes oubliées dans le mauvais dossier. Retrouver un document devient une véritable chasse au trésor.
Un traitement lent et des files d'attente qui s'accumulent
Quand des dizaines de factures ou de demandes arrivent en une seule journée, le back-office est débordé. Les urgences s'accumulent et les délais de réponse s'allongent.
Des erreurs de saisie inévitables
La saisie manuelle entraîne des erreurs : chiffres inversés, champs manquants, dates incorrectes. Chaque erreur coûte du temps pour être détectée et corrigée.
Aucune standardisation des processus
Chaque opérateur gère les documents à sa façon : noms de fichiers différents, dossiers différents, formats différents. Le résultat est le chaos et l'impossibilité de réaliser des audits.
Des archives dispersées et inaccessibles
Les documents sont répartis entre emails, dossiers partagés, lecteurs personnels et logiciels de gestion. Il n'existe pas de source unique et fiable d'information.
Comment fonctionne Evolus pour la gestion documentaire ?
OCR intelligent et adaptatif
Evolus extrait les données de n'importe quel document — factures, contrats, formulaires, reçus — en utilisant la méthode la plus adaptée : reconnaissance structurée pour les mises en page standards, OCR générique pour les documents non uniformes, interprétation visuelle pour les cas complexes. Le résultat est toujours des données propres et prêtes à l'emploi.
Extraction structurée en JSON et CSV
Chaque document est transformé en données structurées : champs d'en-tête, lignes de détail, totaux, dates et références. Les données sont envoyées directement à votre ERP, enregistrées dans une base de données ou transmises via webhook.
Traitement par lots de documents multiples
Evolus traite des dizaines ou des centaines de documents en parallèle simultanément. Déposez un dossier de factures et obtenez toutes les données extraites en quelques minutes, pas en heures.
Génération automatique de documents
Evolus crée des documents finalisés à partir des données : factures PDF avec en-tête d'entreprise et numérotation séquentielle, fichiers Excel avec formules et tableaux, devis Word, rapports et CSV prêts à l'import. Aucun modèle à remplir à la main.
Archivage organisé avec piste d'audit
Chaque document traité est enregistré avec une convention de nommage cohérente et archivé au bon emplacement. Evolus conserve une piste d'audit complète : qui l'a soumis, quand il a été traité et ce qui a été extrait.
Workflows déclenchés par email
Un email arrive avec une pièce jointe : Evolus le détecte, lance l'extraction, valide les données, met à jour le logiciel de gestion et envoie une réponse de confirmation — le tout sans intervention humaine. Les résultats sont transmis par email, Teams ou webhook.
Comment fonctionne un workflow réel avec Evolus ?
La facture arrive par email
Un fournisseur envoie une facture PDF en pièce jointe. Evolus intercepte le message dès qu'il arrive dans la boîte dédiée.
OCR et extraction des données
Evolus analyse le document, identifie la mise en page et extrait tous les champs pertinents : numéro de facture, date, fournisseur, numéro de TVA, lignes de détail, montants et totaux.
Validation et normalisation
Les données extraites sont validées : Evolus vérifie la cohérence des montants, la présence des champs obligatoires et l'exactitude des formats. Les éventuelles anomalies sont signalées.
Mise à jour du registre Excel
Evolus ajoute automatiquement une ligne dans le registre des factures reçues, en mettant à jour les totaux et les projections. Le fichier est enregistré avec un horodatage dans le nom.
Confirmation et archivage
Une confirmation est envoyée à l'équipe comptable avec le récapitulatif des données extraites. Le PDF original est archivé dans le bon dossier avec un nom standardisé.
Cas d'usage : Cabinet comptable avec plus de 400 factures par mois
Un cabinet comptable gère la comptabilité de 30 clients PME et reçoit chaque mois plus de 400 factures fournisseurs par email — certaines en PDF natif, d'autres sous forme de scans. Le processus manuel nécessitait 3 jours ouvrés par mois rien que pour saisir les données dans les feuilles d'enregistrement.
De 3 jours de travail manuel à moins de 2 heures de révision hebdomadaire. Erreurs de saisie entièrement éliminées. L'équipe se concentre sur l'analyse et le conseil, pas sur la saisie de données.
Pourquoi choisir Evolus pour les documents ?
La gestion documentaire manuelle est l'un des coûts cachés les plus élevés dans les PME. Elle n'apparaît jamais comme une ligne dans le bilan, mais on la ressent chaque jour dans le temps du personnel, les erreurs à corriger et les délais manqués. Evolus ne se contente pas de lire des documents : il construit des workflows complets, de l'arrivée du document jusqu'à la notification finale, avec une traçabilité totale à chaque étape.
- Aucune donnée à copier à la main : Evolus extrait et structure tout automatiquement
- Traitement par lots : des dizaines de documents traités en parallèle en quelques minutes
- Documents générés sur mesure : PDF, Excel, Word et CSV prêts à l'envoi
- Piste d'audit complète sur chaque document traité
- Workflows déclenchés par email sans aucune configuration supplémentaire
- Résultats transmis par email, Microsoft Teams ou webhook vers votre système
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