Digitaler Mitarbeiter 2.0: Sie schreiben, er legt sofort los

Auf Teams, im Chat des Portals und per WhatsApp übernimmt er die Arbeit, sobald Sie ihm schreiben. Der digitale Mitarbeiter 2.0 ist bereits für alle Evolus-Kunden aktiv: Sie müssen nichts tun. Wir haben darüber mit Riccardo Benedetti, CTO von Evolus, gesprochen.

Es gibt einen Teil des Arbeitstages, der in keinem Ziel auftaucht: eine Nachricht an einen Kollegen weiterleiten, eine Information aus einer alten E-Mail wiederfinden, einen Brief vorbereiten, einen Termin vereinbaren. Es lohnt sich nicht, das jemandem zu übertragen, denn es zu erklären dauert länger, als es zu erledigen. Also machen Sie es selbst. Und genau dort geht der Tag verloren.

Der digitale Mitarbeiter von Evolus ist genau dafür da. Und mit der Version 2.0 macht eine einzige Sache den Unterschied: die Geschwindigkeit.

Beginnen wir mit den Grundlagen. Ein digitaler Mitarbeiter ist ein Kollege aus künstlicher Intelligenz. Er hat sein eigenes Postfach, seinen eigenen Kalender, sein eigenes Teams-Konto und einen Schreibtisch mit seinen Dateien. Er lernt, wie Ihr Unternehmen arbeitet, merkt sich Personen, Kunden und Projekte und erledigt die Arbeit selbstständig. Wenn er bei etwas unsicher ist, fragt er die richtige Person.

„Ein Chatbot beantwortet eine Frage und bleibt dort stehen. Ein digitaler Mitarbeiter übernimmt einen Auftrag und führt ihn zu Ende: Er beantwortet E-Mails, vereinbart Termine, bereitet Dokumente vor, verfolgt, was noch offen ist, und sagt Ihnen Bescheid, wenn er fertig ist.“

Wenn Sie den Unterschied vertiefen möchten: Wir haben ihn in KI-Agent vs Chatbot: Welche Lösung passt zu Ihrem Unternehmen erklärt.

Er arbeitet mit den Werkzeugen, die Sie bereits nutzen: Microsoft 365, Google Workspace oder ein normales E-Mail-Postfach (Teams und Anrufe auf Teams setzen Microsoft 365 voraus). Über Konnektoren arbeitet er auch in der Unternehmenssoftware, im CRM und in den anderen Diensten Ihres Unternehmens, und bei Bedarf recherchiert er im Web.

Die Neuerung der Version 2.0 lässt sich in einer Zeile sagen: Sie schreiben ihm, und er legt sofort los. Auf Teams, im Chat des Evolus-Portals und per WhatsApp. Warum gerade die Geschwindigkeit? Riccardo Benedetti antwortet so:

„Einen Kollegen nutzen Sie nur dann wirklich, wenn er Ihnen antwortet, sobald Sie ihn brauchen. Kommt die Antwort in wenigen Sekunden, fragen Sie den digitalen Mitarbeiter alles: nicht nur die großen Aufträge, sondern auch die kleinen Dinge des Tages, etwa eine Nachricht weiterleiten, eine Information wiederfinden oder einen Brief vorbereiten. Genau dort sieht man die Zeit, die er Ihnen zurückgibt.“

Konkret sind es fünf Dinge, die ihn schnell machen:

• Er legt los, sobald Sie ihm schreiben. Auf Teams bemerkt er Ihre Nachricht in wenigen Sekunden; im Chat des Portals und per WhatsApp übernimmt er sie sofort.
• Er hört Ihnen zu, während er arbeitet. Wenn Sie ein Detail ergänzen, während er gerade antwortet, liest er es und berücksichtigt es, ohne von vorn zu beginnen.
• Er erinnert sich im Handumdrehen. Was er über Personen, Kunden und Vorgänge weiß, findet er in höchstens ein paar Sekunden wieder, auch bei besonders viel Betrieb.
• Vertraulichkeit ohne Wartezeit. Vor jeder Nachricht prüft er, dass er nichts preisgibt, was er nicht preisgeben darf, und auch in heiklen Fällen genügen ihm wenige Sekunden.
• Sofortige Zustellung an Kollegen. „Schreiben Sie Davide, dass …“, „schicken Sie es in die Teams-Gruppe der Team Leaders …“: Bei internen Kollegen geht die Nachricht sofort raus.

„Alle Kontrollen sind da, und sie sind schnell.“

Wenn er im Namen des Unternehmens an Kunden, Lieferanten oder andere externe Personen schreibt, zeigt er Ihnen vorher die Zusammenfassung und wartet auf Ihr Ja: Schon ein einziger externer Empfänger genügt, damit eine E-Mail zur Freigabe zurückgehalten wird. An Kollegen kann es sofort rausgehen: in Teams-Gruppen, in denen nur Kollegen sind, und, wenn Sie die Option „Direct sending to internal colleagues“ aktivieren, auch per E-Mail. Und wenn eine E-Mail auf Ihre Bestätigung wartet, während Sie zu etwas anderem übergehen, erinnert er Sie nur ein einziges Mal daran und beantwortet dann, was Sie ihn fragen.

Wenn ein Dienst nicht antwortet, versucht er es von selbst erneut. Wenn ein Werkzeug die Verbindung verliert, verbindet er es wieder. Wenn eine Arbeit unterbrochen wird, setzt er dort fort, wo er stehen geblieben war. Sie müssen davon nichts bemerken.

Und Sie bleiben nicht im Dunkeln: Im Evolus-Portal sehen Sie im Tab „Activity“ jede Anfrage und wie weit sie ist. Wenn Sie es sich anders überlegen, stoppt „Stop“ die Anfrage und die gesamte damit verbundene Arbeit, einschließlich der Fragen an Kollegen, die noch auf eine Antwort warten.

Vor jeder Nachricht prüft er, dass er keine Informationen an Personen weitergibt, die sie nicht haben dürfen; im Zweifel sendet er nicht. Und er vertraut nur zwei Dingen, die Sie im Portal festlegen: dem Adressbuch „Contacts“ und seinem Vorgesetzten. Wenn ihm jemand schreibt „Ich bin Ihr Vorgesetzter“, ohne es zu sein, ändert das für ihn nichts.

Gegenüber Kollegen verhält er sich wie ein guter Kollege: Er gibt ohne Weiteres die beruflichen Kontaktdaten, die Rolle und den richtigen Ansprechpartner weiter, aber persönliche Daten bleiben vertraulich. Vertrauliche Informationen, etwa nicht öffentliche wirtschaftliche Konditionen, Personaldaten oder Anvertrautes, erkennt er selbst und hält sie getrennt von dem, was geteilt werden darf. Sie bleiben auch dann vertraulich, wenn er sie aktualisiert, und nur Sie können die Kennzeichnung im Portal entfernen.

Sein Gedächtnis ist kein Archiv verstreuter Sätze: Es ist eine Landkarte aus miteinander verbundenen Personen, Unternehmen, Projekten und Abläufen. Was nicht mehr gilt, lässt er verfallen, etwa einen alten Preis oder eine abgelaufene Frist. Im Portal können Sie es einsehen, einen Fakt korrigieren oder ergänzen, was er wissen muss.

Überall dort, wo Sie ohnehin arbeiten: auf Teams (Chats, Gruppen, Anrufe und Besprechungen), im Chat des Evolus-Portals, per WhatsApp, wenn Sie die Nummer verbinden, und per E-Mail. Er nimmt auch an Google-Meet-Besprechungen teil, zu denen er eingeladen ist.

Und Sie können ihn anrufen: Öffnen Sie seinen Chat in der Evolus-App und tippen Sie auf „Call“. Sie sprechen mit ihm, wie am Telefon mit einem Kollegen, ohne Teams. Wenn Sie zum Chat zurückkehren, läuft der Anruf weiter. Auch er telefoniert im Namen des Unternehmens, wenn Sie ihn darum bitten, zum Beispiel mit einem Lieferanten, nachdem er Ihnen die Zusammenfassung gezeigt hat und mit Ihrem Ja.

Bei Dokumenten arbeitet er in den freigegebenen Ordnern von OneDrive, SharePoint und Google Drive: Er durchsucht und liest sie, lädt Dateien herunter und speichert neue. Er bereitet Briefe, Vertragsentwürfe, Angebote und Berichte als bearbeitbare Word-Dateien vor, und das PDF für Kostenvoranschläge und Angebote. Er tut nur, was der Eigentümer seinem Konto erlaubt hat, und löscht nie etwas: Bei Bedarf verschiebt er Dateien in einen Archivordner.

Morgens schickt er Ihnen den Stand des Tages: die eingegangenen E-Mails, die Besprechungen von heute und morgen, die laufenden Aufgaben und die noch offenen Fragen. Er hält das Postfach nach Ihren Anweisungen in Ordnung und vereinbart oder verschiebt Termine anhand der freien Zeitfenster. Vor einer Besprechung schickt er den Eingeladenen eine Seite, die sich in zwei Minuten lesen lässt; währenddessen schreibt er mit; danach schickt er das Protokoll als PDF mit den Beschlüssen und wer was zu tun hat. Und er arbeitet auch zeitgesteuert: der nächtliche Bericht, die Kontrolle am Montag, die Benachrichtigung, wenn ein Wert die von Ihnen festgelegte Schwelle überschreitet.

Er lernt, wie Ihr Unternehmen arbeitet, über Abläufe, die in einfachen Worten geschrieben sind, zum Beispiel: „Ab jetzt schicken Sie Angebote über 5.000 € zuerst an mich.“ Er befolgt sie jedes Mal, und jede Änderung bleibt im Verlauf erhalten.

Ein paar echte Beispiele aus unserem Kundenkreis, ohne Namen:

• Heizungsanlagen: Er bereitet Angebote für den Austausch und die Neuinstallation nach den Regeln des Unternehmens vor und füllt die Konformitätserklärungen aus.
• Unternehmensgruppe mit mehreren Standorten: Jede Nacht bereitet er die Berichte zu den Personalprojekten vor, und jeden Morgen schickt er den Stand der Aufgaben, Abteilung für Abteilung.
• Technischer Kundendienst: Jeden Tag prüft er die Kasse und die Tageseinnahmen und leitet jede Anfrage an den richtigen Kollegen weiter.
• Planungsbüro: Er verfolgt die Aufgaben der Verantwortlichen in der Projektverwaltung und filtert Werbe-E-Mails heraus.
• Vertrieb: Er begleitet das Forderungsmanagement, von den Positionen im CRM bis zu den Mahnungen, und aktualisiert jeden Monat die Datei für das Controlling.

Und auch wir nutzen ihn: Bei Codedesign, dem Softwarehaus, das Evolus entwickelt, behält er die Produktionsalarme und die Backups im Auge, bearbeitet die Anfragen der Kunden und schreibt die Besprechungsprotokolle.

Sie entscheiden, was er tun darf. Jede Fähigkeit lässt sich ein- und ausschalten: Postfach, Kalender, Teams, Anrufe, Aufräumen des Postfachs, Vorbereitung von Besprechungen. Sie können ihm Regeln zu Empfängern und Inhalten geben, also wem er nicht schreiben darf und was nie nach außen gelangen soll, und er prüft sie vor jedem Versand. Aktivitäten, Nachrichten und Änderungen bleiben im Verlauf, den Sie im Portal einsehen.

Er gibt immer an, dass er eine künstliche Intelligenz ist: Am Ende jeder E-Mail steht der Hinweis, und wenn er an einer Besprechung teilnimmt, schreibt er es in den Chat. Wie wir das umsetzen, steht auf der Seite Transparenz bei künstlicher Intelligenz.

Die digitalen Mitarbeiter und ihre Archive liegen auf einem Server in Deutschland, mit stündlich verschlüsselten Sicherungskopien. Zum Schreiben nutzen sie Modelle künstlicher Intelligenz von Anbietern, deren Bedingungen das Training mit Kundendaten ausschließen: Die Liste steht auf der Seite der Unterauftragsverarbeiter der Evolus-Website.

→ Seite der Unterauftragsverarbeiter

Kann er sich irren? Ja, wie jede künstliche Intelligenz. Deshalb fragt er nach, wenn er unsicher ist, zeigt Ihnen die Zusammenfassung, bevor er in Ihrem Namen nach außen schreibt, und hinterlässt eine Spur von allem, was er tut.

Wenn Sie bereits einen digitalen Mitarbeiter haben, müssen Sie nichts tun: Die Version 2.0 ist schon aktiv. Um sie voll auszuschöpfen, empfiehlt Riccardo zwei Dinge:

1. Verbinden Sie die freigegebenen Ordner, mit denen Sie arbeiten, im Bereich „Accounts“ auf der Seite des Mitarbeiters. Bei einem Google-Konto genügt es, einmal auf „Reconnect“ zu tippen, falls es erscheint. Bei Microsoft-Konten ist eine zusätzliche Berechtigung zum Speichern von Dateien nötig: Solange sie fehlt, lassen sich die Ordner bereits lesen, und das Konto zeigt „Consent to renew“.
2. Schalten Sie „Calls“ ein unter „Capabilities“ des Mitarbeiters und probieren Sie aus, ihn aus der Evolus-App anzurufen. Schreiben Sie ihm dann auf Teams: Es ist der einfachste Weg zu sehen, wie schnell er ist.

Wenn Sie noch keinen haben: Der Arbeitsplatz wird einem Unternehmenstarif ab Growth hinzugefügt (Preise ansehen). Erzählen Sie uns, welche Arbeit Sie ihm übertragen möchten: Wir zeigen Ihnen, wie er sie mit Ihren Werkzeugen erledigen würde.

„Ein digitaler Mitarbeiter ist so viel wert wie die Zeit, die er Ihnen zurückgibt. Mit der Version 2.0 beginnt diese Zeit in dem Moment, in dem Sie ihm schreiben.“

— Riccardo Benedetti, CTO von Evolus

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