Dokumentenmanagement & Back-Office-Automatisierung
Verwandeln Sie das Dokumentenmanagement von einem Engpass in einen reibungslosen, fehlerfreien Prozess. Evolus liest, extrahiert, verarbeitet und archiviert Ihre Dokumente automatisch.
Welche Probleme verursacht manuelle Dokumentenverwaltung?
Stunden verschwendet mit Dateneingabe
Ihr Team verbringt täglich Stunden damit, Rechnungen, Formulare und Verträge manuell in Excel-Tabellen oder ERP-Systeme zu übertragen. Zeit, die für wertschöpfende Aufgaben verloren geht.
Dokumente, die verloren gehen
Dateien, die auf dem Desktop von jemandem gespeichert wurden, schlecht archivierte E-Mails, Anhänge im falschen Ordner vergessen. Ein Dokument zu finden wird zur Schatzsuche.
Langsame Verarbeitung und wachsende Rückstände
Wenn an einem einzigen Tag Dutzende von Rechnungen oder Anfragen eingehen, gerät das Back-Office unter Druck. Dringende Aufgaben häufen sich an und die Reaktionszeiten verlängern sich.
Unvermeidliche Tippfehler
Manuelle Dateneingabe bringt Fehler mit sich: vertauschte Ziffern, fehlende Felder, falsche Datumsangaben. Jeder Fehler kostet Zeit, um ihn zu finden und zu korrigieren.
Kein einheitlicher Prozess
Jeder Mitarbeiter handhabt Dokumente auf seine eigene Art: unterschiedliche Dateinamen, unterschiedliche Ordner, unterschiedliche Formate. Das Ergebnis ist Chaos und keine Möglichkeit für Audits.
Verstreute und unzugängliche Archive
Dokumente sind über E-Mails, freigegebene Ordner, persönliche Laufwerke und Verwaltungssysteme verteilt. Es gibt keine einzige, verlässliche Informationsquelle.
Wie funktioniert Evolus für das Dokumentenmanagement?
Intelligente und adaptive OCR
Evolus extrahiert Daten aus beliebigen Dokumenten — Rechnungen, Verträge, Formulare, Belege — und wählt dabei die am besten geeignete Methode: strukturierte Erkennung für Standardlayouts, generische OCR für uneinheitliche Dokumente und visuelle Interpretation für komplexe Fälle. Das Ergebnis sind stets saubere, sofort verwendbare Daten.
Strukturierte Extraktion in JSON und CSV
Jedes Dokument wird in strukturierte Daten umgewandelt: Kopfzeilenfelder, Detailpositionen, Summen, Datumsangaben und Referenzen. Die Daten werden direkt an Ihr ERP-System übermittelt, in einer Datenbank gespeichert oder per Webhook weitergeleitet.
Stapelverarbeitung mehrerer Dokumente
Evolus verarbeitet Dutzende oder Hunderte von Dokumenten gleichzeitig parallel. Laden Sie einen Ordner mit Rechnungen hoch und erhalten Sie alle extrahierten Daten in wenigen Minuten — nicht Stunden.
Automatische Dokumentengenerierung
Evolus erstellt fertige Dokumente aus Daten: PDF-Rechnungen mit Firmenbriefkopf und fortlaufender Nummerierung, Excel-Dateien mit Formeln und Tabellen, Word-Angebote, Berichte und CSV-Dateien für den Import. Keine Vorlage, die manuell ausgefüllt werden muss.
Geordnete Archivierung mit Audit-Trail
Jedes verarbeitete Dokument wird mit einer einheitlichen Namenskonvention gespeichert und am richtigen Ablageort archiviert. Evolus pflegt einen vollständigen Audit-Trail: wer es eingereicht hat, wann es verarbeitet wurde und was extrahiert wurde.
Per E-Mail ausgelöste Workflows
Eine E-Mail mit Anhang trifft ein: Evolus erkennt sie, startet die Extraktion, validiert die Daten, aktualisiert das ERP-System und sendet eine Bestätigung — alles ohne menschliches Eingreifen. Ergebnisse werden per E-Mail, Teams oder Webhook zugestellt.
Wie sieht ein realer Workflow mit Evolus aus?
Die Rechnung kommt per E-Mail
Ein Lieferant sendet eine PDF-Rechnung als Anhang. Evolus erfasst die Nachricht, sobald sie im dedizierten Postfach eingeht.
OCR und Datenextraktion
Evolus analysiert das Dokument, erkennt das Layout und extrahiert alle relevanten Felder: Rechnungsnummer, Datum, Lieferant, Steuernummer, Detailpositionen, Beträge und Gesamtsummen.
Validierung und Normalisierung
Die extrahierten Daten werden validiert: Evolus prüft die Konsistenz der Beträge, die Vollständigkeit der Pflichtfelder und die Korrektheit der Formate. Etwaige Unregelmäßigkeiten werden gemeldet.
Aktualisierung des Excel-Registers
Evolus fügt automatisch eine Zeile in das Register der eingegangenen Rechnungen ein und aktualisiert Summen und Prognosen. Die Datei wird mit einem Zeitstempel im Namen gespeichert.
Bestätigung und Archivierung
Das Buchhaltungsteam erhält eine Bestätigung mit einer Zusammenfassung der extrahierten Daten. Das ursprüngliche PDF wird mit einem standardisierten Namen im richtigen Ordner archiviert.
Anwendungsfall: Steuerberatungskanzlei mit 400+ Rechnungen pro Monat
Eine Steuerberatungskanzlei betreut die Buchhaltung von 30 mittelständischen Mandanten und empfängt monatlich über 400 Lieferantenrechnungen per E-Mail — teils als native PDFs, teils als Scans. Der manuelle Prozess erforderte jeden Monat 3 Arbeitstage allein für die Dateneingabe in die Erfassungstabellen.
Von 3 Tagen manueller Arbeit auf weniger als 2 Stunden wöchentlicher Überprüfung. Tippfehler vollständig eliminiert. Das Team konzentriert sich auf Analyse und Beratung — nicht auf Dateneingabe.
Warum Evolus für Dokumente wählen?
Manuelle Dokumentenverwaltung ist einer der höchsten versteckten Kosten in kleinen und mittelständischen Unternehmen. Sie erscheint nie als Bilanzposten, doch man spürt sie täglich: in der Arbeitszeit des Personals, in zu korrigierenden Fehlern und in versäumten Fristen. Evolus beschränkt sich nicht darauf, Dokumente zu lesen: Es baut vollständige Workflows auf — vom Eingang des Dokuments bis zur abschließenden Benachrichtigung — mit lückenloser Nachvollziehbarkeit in jedem Schritt.
- Keine Daten mehr von Hand kopieren: Evolus extrahiert und strukturiert alles automatisch
- Stapelverarbeitung: Dutzende von Dokumenten werden in wenigen Minuten parallel verarbeitet
- Maßgeschneiderte Dokumentengenerierung: PDF, Excel, Word und CSV versandfertig
- Vollständiger Audit-Trail für jedes verarbeitete Dokument
- Per E-Mail ausgelöste Workflows ohne zusätzliche Konfiguration
- Ergebnisse zugestellt per E-Mail, Microsoft Teams oder Webhook an Ihr System
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