Gestione Documentale e Back-Office
Trasforma la gestione documentale da un collo di bottiglia in un processo fluido e senza errori. Evolus legge, estrae, elabora e archivia i tuoi documenti — in automatico.
Quali problemi causa la gestione documentale manuale?
Ore sprecate a copiare dati
Il tuo team trascorre ore ogni giorno a ricopiare manualmente fatture, moduli e contratti in fogli Excel o gestionali. Tempo sottratto ad attività che creano davvero valore.
Documenti che si perdono
File salvati sul desktop di qualcuno, email archiviate male, allegati dimenticati in una cartella sbagliata. Trovare un documento diventa una caccia al tesoro.
Elaborazioni lente e in coda
Quando arrivano decine di fatture o richieste in una giornata, il back-office va in affanno. Le urgenze si accumulano e i tempi di risposta si allungano.
Errori di trascrizione inevitabili
L'inserimento manuale porta con sé errori: cifre trasposte, campi mancanti, date sbagliate. Ogni errore costa tempo per essere trovato e corretto.
Nessuno standard nei processi
Ogni operatore gestisce i documenti a modo suo: nomi file diversi, cartelle diverse, formati diversi. Il risultato è caos e impossibilità di fare audit.
Archivi dispersi e inaccessibili
I documenti sono sparsi tra email, cartelle condivise, drive personali e sistemi gestionali. Non esiste una fonte unica e affidabile di verità.
Come funziona Evolus per la gestione documentale?
OCR intelligente e adattivo
Evolus estrae dati da qualsiasi documento — fatture, contratti, moduli, ricevute — usando il metodo più adatto al caso: riconoscimento strutturato per layout standard, OCR generico per documenti non uniformi, interpretazione visiva per casi complessi. Il risultato è sempre dati puliti e pronti all'uso.
Estrazione strutturata in JSON e CSV
Ogni documento viene trasformato in dati strutturati: campi di testata, righe di dettaglio, totali, date, riferimenti. I dati vengono inviati direttamente al tuo gestionale, salvati in un database o trasferiti via webhook.
Elaborazione batch di documenti multipli
Evolus processa in parallelo decine o centinaia di documenti contemporaneamente. Carica una cartella di fatture e ottieni tutti i dati estratti in pochi minuti, non in ore.
Generazione automatica di documenti
Evolus crea documenti finiti a partire dai dati: fatture PDF con intestazione aziendale e numerazione progressiva, Excel con formule e tabelle, preventivi Word, report e CSV per import. Nessun template da compilare a mano.
Archiviazione organizzata con audit trail
Ogni documento elaborato viene salvato con una convenzione di naming coerente e archiviato nella posizione corretta. Evolus mantiene un audit trail completo: chi ha inviato, quando è stato elaborato, cosa è stato estratto.
Workflow attivati da email
Un'email arriva con un allegato: Evolus la rileva, avvia l'estrazione, valida i dati, aggiorna il gestionale e invia una risposta di conferma. Tutto senza intervento umano. I risultati vengono consegnati via email, Teams o webhook.
Come funziona un workflow reale con Evolus?
La fattura arriva via email
Un fornitore invia una fattura PDF come allegato. Evolus intercetta il messaggio non appena arriva nella casella dedicata.
OCR ed estrazione dati
Evolus analizza il documento, identifica il layout e estrae tutti i campi rilevanti: numero fattura, data, fornitore, partita IVA, righe di dettaglio, importi e totali.
Validazione e normalizzazione
I dati estratti vengono validati: Evolus verifica la coerenza degli importi, la presenza dei campi obbligatori e la correttezza dei formati. Le eventuali anomalie vengono segnalate.
Aggiornamento del registro Excel
Evolus aggiunge automaticamente una riga nel registro delle fatture ricevute, aggiornando totali e proiezioni. Il file viene salvato con il timestamp nel nome.
Conferma e archiviazione
Viene inviata una conferma al team contabile con il riepilogo dei dati estratti. Il PDF originale viene archiviato nella cartella corretta con naming standardizzato.
Caso d'uso: Studio commercialista con 400+ fatture al mese
Uno studio commercialista gestisce la contabilità di 30 clienti PMI e riceve ogni mese oltre 400 fatture fornitori via email — alcune in PDF nativo, altre come scansioni. Il processo manuale richiedeva 3 giorni lavorativi al mese solo per inserire i dati nei fogli di registrazione.
Da 3 giorni di lavoro manuale a meno di 2 ore di revisione settimanale. Errori di trascrizione azzerati. Il team si concentra sull'analisi e sulla consulenza, non sull'inserimento dati.
Perché scegliere Evolus per i documenti?
La gestione documentale manuale è uno dei costi nascosti più alti nelle PMI italiane. Non appare come riga di bilancio, ma si sente ogni giorno nel tempo del personale, negli errori da correggere, nelle scadenze mancate. Evolus non si limita a leggere documenti: costruisce workflow completi, dall'arrivo del documento alla notifica finale, con tracciabilità totale di ogni passaggio.
- Nessun dato da copiare a mano: Evolus estrae e struttura tutto automaticamente
- Elaborazione batch: decine di documenti processati in parallelo in pochi minuti
- Documenti generati su misura: PDF, Excel, Word e CSV pronti all'invio
- Audit trail completo su ogni documento elaborato
- Workflow attivati da email senza nessuna configurazione aggiuntiva
- Risultati consegnati via email, Microsoft Teams o webhook verso il tuo sistema
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