Gestión Documental y Back-Office
Convierte la gestión documental de un cuello de botella en un proceso fluido y sin errores. Evolus lee, extrae, procesa y archiva tus documentos de forma automática.
¿Qué problemas causa la gestión documental manual?
Horas perdidas copiando datos
Tu equipo pasa horas cada día reintroduciendo manualmente facturas, formularios y contratos en hojas Excel o en el sistema de gestión. Tiempo robado a tareas que realmente generan valor.
Documentos que se pierden
Archivos guardados en el escritorio de alguien, emails mal archivados, adjuntos olvidados en una carpeta equivocada. Encontrar un documento se convierte en una búsqueda del tesoro.
Procesamiento lento y colas de trabajo
Cuando llegan decenas de facturas o solicitudes en un mismo día, el back-office se colapsa. Las urgencias se acumulan y los tiempos de respuesta se alargan.
Errores de transcripción inevitables
La introducción manual de datos conlleva errores: dígitos transpuestos, campos vacíos, fechas incorrectas. Cada error cuesta tiempo para detectarlo y corregirlo.
Ningún estándar en los procesos
Cada operador gestiona los documentos a su manera: nombres de archivo distintos, carpetas distintas, formatos distintos. El resultado es caos e imposibilidad de realizar auditorías.
Archivos dispersos e inaccesibles
Los documentos están repartidos entre emails, carpetas compartidas, unidades personales y sistemas de gestión. No existe una fuente única y fiable de verdad.
¿Cómo funciona Evolus para la gestión documental?
OCR inteligente y adaptativo
Evolus extrae datos de cualquier documento — facturas, contratos, formularios, recibos — utilizando el método más adecuado para cada caso: reconocimiento estructurado para layouts estándar, OCR genérico para documentos no uniformes, interpretación visual para casos complejos. El resultado son siempre datos limpios y listos para usar.
Extracción estructurada en JSON y CSV
Cada documento se transforma en datos estructurados: campos de cabecera, líneas de detalle, totales, fechas y referencias. Los datos se envían directamente a tu sistema de gestión, se guardan en una base de datos o se transfieren vía webhook.
Procesamiento por lotes de múltiples documentos
Evolus procesa en paralelo decenas o cientos de documentos simultáneamente. Sube una carpeta de facturas y obtendrás todos los datos extraídos en pocos minutos, no en horas.
Generación automática de documentos
Evolus crea documentos finales a partir de los datos: facturas PDF con membrete corporativo y numeración correlativa, Excel con fórmulas y tablas, presupuestos Word, informes y CSV listos para importar. Sin necesidad de rellenar ninguna plantilla a mano.
Archivo organizado con trazabilidad completa
Cada documento procesado se guarda con una convención de nombres coherente y se almacena en la ubicación correcta. Evolus mantiene un registro de auditoría completo: quién lo envió, cuándo fue procesado y qué se extrajo.
Flujos de trabajo activados por email
Llega un email con un adjunto: Evolus lo detecta, inicia la extracción, valida los datos, actualiza el sistema de gestión y envía una respuesta de confirmación, todo sin intervención humana. Los resultados se entregan por email, Teams o webhook.
¿Cómo funciona un workflow real con Evolus?
La factura llega por email
Un proveedor envía una factura PDF como adjunto. Evolus intercepta el mensaje en cuanto llega al buzón dedicado.
OCR y extracción de datos
Evolus analiza el documento, identifica el diseño y extrae todos los campos relevantes: número de factura, fecha, proveedor, NIF, líneas de detalle, importes y totales.
Validación y normalización
Los datos extraídos se validan: Evolus verifica la coherencia de los importes, la presencia de los campos obligatorios y la corrección de los formatos. Las anomalías detectadas se notifican.
Actualización del registro Excel
Evolus añade automáticamente una fila en el registro de facturas recibidas, actualizando totales y proyecciones. El archivo se guarda con la marca de tiempo en el nombre.
Confirmación y archivo
Se envía una confirmación al equipo de contabilidad con el resumen de los datos extraídos. El PDF original se archiva en la carpeta correcta con un nombre estandarizado.
Caso de uso: Asesoría contable con más de 400 facturas al mes
Una asesoría contable gestiona la contabilidad de 30 clientes pymes y recibe cada mes más de 400 facturas de proveedores por email — algunas en PDF nativo, otras como escaneos. El proceso manual requería 3 días laborables al mes solo para introducir los datos en las hojas de registro.
De 3 días de trabajo manual a menos de 2 horas de revisión semanal. Errores de transcripción eliminados por completo. El equipo se concentra en el análisis y la consultoría, no en la introducción de datos.
¿Por qué elegir Evolus para los documentos?
La gestión documental manual es uno de los costes ocultos más elevados en las pymes. No aparece como una partida en el balance, pero se nota cada día en el tiempo del personal, en los errores por corregir y en los plazos incumplidos. Evolus no se limita a leer documentos: construye flujos de trabajo completos, desde la llegada del documento hasta la notificación final, con trazabilidad total en cada paso.
- Ningún dato que copiar a mano: Evolus extrae y estructura todo automáticamente
- Procesamiento por lotes: decenas de documentos procesados en paralelo en pocos minutos
- Documentos generados a medida: PDF, Excel, Word y CSV listos para enviar
- Trazabilidad completa de cada documento procesado
- Flujos de trabajo activados por email sin ninguna configuración adicional
- Resultados entregados por email, Microsoft Teams o webhook hacia tu sistema
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