Evolus para Contabilidad
Desde la factura recibida hasta el registro actualizado: Evolus elimina la entrada manual de datos y reduce los errores a cero.
¿Qué problemas causa la contabilidad manual?
Introducción manual que nunca termina
Decenas — a veces cientos — de facturas al mes que hay que abrir, leer e introducir manualmente en los sistemas contables. Un trabajo repetitivo que consume horas valiosas cada día.
Errores de transcripción inevitables
Un importe incorrecto, un código de proveedor equivocado, una fecha de vencimiento mal introducida. Los errores humanos en la transcripción manual son inevitables y costosos de corregir.
Vencimientos de pago incumplidos
Facturas archivadas en carpetas, correos sin leer, un registro de vencimientos actualizado a mano. Perder un plazo significa recargos, intereses y relaciones tensas con los proveedores.
Conciliación que lleva horas
Hacer coincidir manualmente cada factura con su pedido de compra correspondiente es un proceso lento, propenso a errores e imposible de escalar cuando los volúmenes crecen.
Ningún proceso estandarizado
Cada colaborador gestiona las facturas a su manera. Sin un flujo uniforme, es difícil controlar el estado de los pagos, realizar auditorías o delegar sin riesgos.
La preparación de las inspecciones es una pesadilla
Cuando llega una inspección fiscal o una revisión contable, reconstruir el historial de operaciones requiere días de búsqueda entre archivos, correos y registros en papel.
¿Cómo funciona Evolus para la contabilidad?
Extracción OCR de facturas
Evolus lee cada factura — PDF, imagen escaneada, adjunto de correo — y extrae automáticamente importe, IVA, vencimiento, IBAN, datos del proveedor y número de documento. Los datos se estructuran y quedan disponibles para los pasos siguientes.
Procesamiento masivo
Cientos de facturas procesadas en paralelo, no una a una. Evolus gestiona los picos de volumen sin ralentizarse: ideal para asesorías que administran decenas de empresas clientes.
Conciliación automática
Los datos extraídos se contrastan automáticamente con los pedidos de compra correspondientes. Las discrepancias se señalan de inmediato, sin esperar a una revisión manual.
Informes Excel y exportaciones contables
Evolus genera libros de registro en Excel con fórmulas, columnas de ancho automático y hojas estructuradas por categoría. También produce exportaciones CSV compatibles con los principales programas de contabilidad.
Calendario de vencimientos automático
Cada vencimiento extraído de las facturas se introduce en el calendario con alertas anticipadas configurables. Ningún plazo se escapa, independientemente del volumen de facturas en gestión.
Controles de seguridad y registro de auditoría
Las comunicaciones financieras hacia el exterior pasan por reglas de validación configurables: umbrales de importe, verificación de destinatarios, aprobación humana obligatoria. Cada operación queda registrada en un registro de auditoría completo.
¿Cómo funciona un workflow real con Evolus?
La factura llega por correo
Un proveedor envía la factura como adjunto PDF. Evolus la detecta automáticamente en el buzón dedicado e inicia el flujo de procesamiento.
Extracción OCR y estructuración de datos
Evolus extrae todos los campos relevantes: base imponible, IVA, total, vencimiento, IBAN, NIF del proveedor, número y fecha del documento. Los datos se validan y estructuran.
Validación y conciliación
Los datos extraídos se contrastan con el pedido de compra correspondiente. Si todo coincide, la factura se aprueba automáticamente. Cualquier discrepancia se señala para revisión humana.
Actualización del registro Excel
La factura aprobada se introduce automáticamente en el libro de registro contable en Excel con todos los datos estructurados, lista para exportarla al programa contable.
Recordatorio de pago
Evolus crea un evento en el calendario con el vencimiento del pago y envía notificaciones anticipadas al responsable contable, garantizando que cada factura se pague en los plazos correctos.
Caso de uso: una asesoría contable con más de 50 empresas clientes
Una asesoría contable gestiona la contabilidad de más de 50 empresas clientes. Cada mes procesa miles de facturas, produce informes para cada cliente y monitoriza los plazos fiscales y de pago. Con los procesos manuales actuales, el equipo está constantemente bajo presión, especialmente en las semanas de cierre.
La asesoría reduce drásticamente el tiempo dedicado a la introducción manual, elimina los errores de transcripción y puede gestionar un mayor número de clientes sin aumentar la plantilla.
¿Por qué elegir Evolus para la contabilidad?
La contabilidad exige precisión absoluta y trazabilidad completa. Evolus automatiza las operaciones más repetitivas — extracción de datos, conciliación, actualización de registros — manteniendo el control humano en los puntos críticos. El resultado es un flujo contable más rápido, más preciso y completamente documentado.
- Extracción OCR de facturas PDF e imágenes: importe, IVA, vencimiento, IBAN, datos del proveedor
- Procesamiento masivo de cientos de facturas en paralelo
- Conciliación automática con pedidos de compra y señalización de discrepancias
- Generación de informes Excel estructurados y exportaciones CSV para programas contables
- Calendario de vencimientos con alertas anticipadas configurables
- Reglas de validación para comunicaciones financieras con aprobación humana obligatoria
- Registro de auditoría completo
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