Condizioni Generali d'Uso — Evolus e Employee AI

1. Definizioni

Ai fini delle presenti Condizioni Generali d'Uso (di seguito "Condizioni"):

Evolus indica la piattaforma SaaS di orchestrazione AI sviluppata e gestita da CodeDesign S.r.l., accessibile tramite interfaccia web e API, comprensiva di tutte le funzionalità di volta in volta disponibili.

Employee AI indica un agente digitale configurato sulla piattaforma Evolus che opera per conto del Cliente, con accesso — ove autorizzato — a strumenti di produttività (posta elettronica, messaggistica istantanea, calendario, gestione documentale) e con capacità di elaborazione del linguaggio, sintesi vocale e automazione di processi.

Fornitore indica CodeDesign S.r.l., con sede legale in Via Nino Pesce 38 18018, Taggia (IM), P. IVA IT01739830089.

Cliente indica il soggetto (persona giuridica o fisica) che sottoscrive un abbonamento alla piattaforma Evolus e ne utilizza i servizi.

Utente indica qualsiasi persona fisica autorizzata dal Cliente ad accedere e utilizzare la piattaforma Evolus, ivi compreso l'Employee AI agente per conto del Cliente.

Contratto indica l'insieme delle presenti Condizioni, dell'eventuale Autorizzazione al Trattamento dei Dati Personali (DPA) sottoscritta tra le Parti, e di ogni eventuale proposta commerciale o ordine d'acquisto accettato dal Fornitore.

Servizio indica l'insieme delle funzionalità della piattaforma Evolus rese disponibili al Cliente secondo il piano di abbonamento sottoscritto.

2. Oggetto del Servizio

2.1 Il Fornitore mette a disposizione del Cliente la piattaforma Evolus in modalità SaaS (Software as a Service), comprensiva delle seguenti funzionalità, variabili in base al piano sottoscritto:

• a) Dashboard Evolus: interfaccia web per la configurazione, il monitoraggio e la gestione dell'Employee AI e delle automazioni;
• b) Employee AI: agente digitale configurabile, con accesso a strumenti di produttività e capacità conversazionali multi-canale (email, messaggistica istantanea, voce);
• c) Knowledge Base integrata: gestione documentale e recupero informazioni basato su RAG (Retrieval Augmented Generation);
• d) Automazioni e workflow: esecuzione di processi aziendali configurabili in modalità no-code;
• e) Safety Engine: sistema integrato di protezione da prompt injection, data leakage e uso improprio;
• f) Monitoraggio e audit trail: registrazione e tracciamento di tutte le attività compiute dall'Employee AI.

2.2 L'attivazione del Servizio è subordinata alla sottoscrizione del Contratto e alla configurazione tecnica dell'Employee AI secondo le indicazioni fornite dal Cliente.

3. Accesso e Credenziali

3.1 Il Fornitore fornisce al Cliente le credenziali di accesso alla dashboard Evolus e all'Employee AI configurato. Le credenziali sono:

• a) personali e riservate, non cedibili a terzi senza autorizzazione scritta del Fornitore;
• b) custodite sotto la piena responsabilità del Cliente.

3.2 Il Cliente si impegna a:

• a) mantenere la riservatezza delle credenziali;
• b) notificare immediatamente al Fornitore qualsiasi accesso non autorizzato o violazione della sicurezza;
• c) disattivare tempestivamente gli account degli Utenti non più autorizzati.

3.3 Ogni azione compiuta tramite le credenziali del Cliente si considera effettuata dal Cliente medesimo, che ne assume piena responsabilità.

4. Obblighi del Fornitore

4.1 Il Fornitore si impegna a:

• a) erogare il Servizio con professionalità, diligenza e in conformità alle specifiche tecniche descritte nella documentazione ufficiale;
• b) garantire un livello di disponibilità (uptime) del Servizio conforme a quanto indicato nell'eventuale Service Level Agreement (SLA) sottoscritto tra le Parti;
• c) adottare misure tecniche e organizzative adeguate a garantire la sicurezza, l'integrità e la riservatezza dei dati del Cliente, come dettagliato nell'Autorizzazione al Trattamento dei Dati Personali;
• d) fornire supporto tecnico al Cliente attraverso i canali di assistenza ufficiali (email, portale);
• e) aggiornare e migliorare periodicamente la piattaforma, garantendo la compatibilità con le configurazioni in uso dal Cliente, salvo modifiche sostanziali che richiedano adeguamenti concordati.

4.2 Il Fornitore non ha l'obbligo di:

• a) verificare la liceità o la correttezza dei contenuti che il Cliente o gli Utenti immettono nella piattaforma;
• b) vigilare sull'utilizzo che il Cliente fa del Servizio al di fuori degli strumenti di monitoraggio automatico del Safety Engine.

5. Obblighi del Cliente

5.1 Il Cliente si impegna a:

• a) utilizzare il Servizio nel rispetto della normativa applicabile e delle presenti Condizioni;
• b) fornire al Fornitore le informazioni e la collaborazione necessarie per la configurazione e l'erogazione del Servizio;
• c) non utilizzare il Servizio per finalità illecite o non autorizzate;
• d) non tentare di aggirare o disabilitare le misure di sicurezza della piattaforma (Safety Engine incluso);
• e) ottenere tutte le autorizzazioni e i consensi necessari dagli Utenti e dagli interessati per il trattamento dei dati personali tramite la piattaforma;
• f) informare adeguatamente i propri dipendenti e collaboratori in merito all'utilizzo dell'Employee AI e all'ambito dei dati accessibili.

5.2 Il Cliente riconosce che l'Employee AI:

• a) opera sulla base delle istruzioni, configurazioni e dati forniti dal Cliente medesimo;
• b) è uno strumento di supporto e automazione, non un sostituto del giudizio umano — il Cliente rimane responsabile delle decisioni prese sulla base degli output generati;
• c) può fornire informazioni imprecise o incomplete (fenomeno noto come "allucinazione" nei modelli linguistici) — il Cliente è tenuto a verificare gli output critici prima di farvi affidamento.

6. Limitazione di Responsabilità

6.1 ESCLUSIONE DI GARANZIE. Salvo quanto espressamente indicato nelle presenti Condizioni, il Servizio è fornito "così com'è" ("as is"). Il Fornitore non rilascia alcuna garanzia, espressa o implicita, circa:

• a) l'assenza di interruzioni, errori o malfunzionamenti del Servizio;
• b) l'accuratezza, completezza o affidabilità degli output generati dall'Employee AI;
• c) l'idoneità del Servizio a soddisfare specifiche esigenze del Cliente non espressamente concordate.

6.2 LIMITAZIONE DEL DANNO. Fatto salvo quanto inderogabilmente previsto dalla legge:

• a) il Fornitore non sarà responsabile per danni indiretti, consequenziali, incidentali, speciali o punitivi, ivi inclusi — a titolo esemplificativo — perdita di profitti, perdita di opportunità commerciali, danni alla reputazione, interruzione dell'attività, perdita di dati o costi di sostituzione;
• b) la responsabilità complessiva del Fornitore, a qualsiasi titolo, sarà limitata all'importo corrisposto dal Cliente per il Servizio nei dodici (12) mesi precedenti l'evento che ha dato origine alla responsabilità.

6.3 CAUSE DI FORZA MAGGIORE. Il Fornitore non sarà responsabile per inadempimenti dovuti a cause di forza maggiore, incluse — a titolo esemplificativo — calamità naturali, guerre, atti terroristici, epidemie, provvedimenti dell'autorità pubblica, interruzioni delle reti di telecomunicazione non imputabili al Fornitore, attacchi DDoS o altre azioni dolose di terzi non prevenibili con misure ragionevoli.

7. Proprietà Intellettuale

7.1 Piattaforma Evolus. Tutti i diritti di proprietà intellettuale relativi alla piattaforma Evolus — ivi inclusi software, codice sorgente, interfacce, design, documentazione, marchi e know-how — rimangono di proprietà esclusiva di CodeDesign S.r.l. o dei suoi licenzianti. La sottoscrizione del Contratto non trasferisce al Cliente alcun diritto di proprietà sulla piattaforma.

7.2 Licenza d'uso. Il Fornitore concede al Cliente una licenza d'uso non esclusiva, non trasferibile e non sub-licenziabile, limitata al periodo di validità dell'abbonamento e limitata all'utilizzo della piattaforma per le finalità aziendali del Cliente.

7.3 Dati e Contenuti del Cliente. I dati, i documenti e i contenuti immessi dal Cliente nella piattaforma rimangono di proprietà esclusiva del Cliente. Il Fornitore non acquisisce alcun diritto su tali dati al di fuori di quanto necessario all'erogazione del Servizio.

7.4 Configurazioni Personalizzate. Le configurazioni, gli script e le automazioni sviluppate dal o per il Cliente sulla piattaforma Evolus appartengono al Cliente, fatta salva la titolarità del Fornitore sulla piattaforma sottostante e sulle componenti standard.

8. Corrispettivi e Fatturazione

8.1 I corrispettivi per il Servizio sono determinati in base al piano di abbonamento sottoscritto dal Cliente, come da proposta commerciale o ordine d'acquisto accettato dal Fornitore.

8.2 Salvo diverso accordo:

• a) gli abbonamenti hanno durata trimestrale o annuale con rinnovo automatico;
• b) il pagamento avviene anticipatamente rispetto al periodo di riferimento;
• c) in caso di mancato pagamento, il Fornitore si riserva il diritto di sospendere il Servizio con preavviso di 15 giorni.

8.3 Tutti i corrispettivi si intendono al netto di IVA e di eventuali altre imposte applicabili.

9. Durata e Recesso

9.1 Il Contratto ha la durata indicata nella proposta commerciale o nell'ordine d'acquisto.

9.2 Recesso del Cliente. Il Cliente può recedere dal Contratto con preavviso scritto di almeno 30 giorni prima della scadenza del periodo di abbonamento in corso. In caso di recesso anticipato, il Cliente non ha diritto al rimborso dei corrispettivi già versati per il periodo non goduto, salvo diverso accordo.

9.3 Recesso del Fornitore. Il Fornitore può recedere dal Contratto con preavviso scritto di almeno 60 giorni. In caso di recesso del Fornitore senza giusta causa, il Cliente ha diritto al rimborso proporzionale dei corrispettivi versati per il periodo non goduto.

9.4 Risoluzione per inadempimento. Ciascuna Parte può risolvere il Contratto con effetto immediato, mediante comunicazione scritta, in caso di inadempimento grave dell'altra Parte non sanato entro 15 giorni dalla richiesta scritta di adempimento.

10. Periodo di Prova (Trial)

10.1 Ove concordato tra le Parti, il Cliente può usufruire di un periodo di prova gratuito del Servizio ("Trial") della durata indicata nell'accordo di trial.

10.2 Durante il Trial:

• a) il Cliente ha accesso alle funzionalità previste dall'accordo di trial;
• b) le presenti Condizioni si applicano integralmente, con l'eccezione delle disposizioni relative ai corrispettivi (art. 8), che restano sospese per la durata del Trial;
• c) al termine del Trial, il Cliente potrà sottoscrivere un abbonamento a pagamento; in mancanza, l'accesso al Servizio sarà disattivato e i dati del Cliente saranno cancellati entro 30 giorni.

11. Riservatezza e protezione dei dati personali

11.1 Ciascuna Parte si impegna a mantenere la massima riservatezza su tutte le informazioni commerciali, tecniche e operative dell'altra Parte di cui venga a conoscenza in occasione dell'esecuzione del Contratto ("Informazioni Riservate").

11.2 Non costituiscono Informazioni Riservate quelle che:

• a) sono o diventano di pubblico dominio senza violazione del Contratto;
• b) erano già in possesso della Parte ricevente prima della comunicazione;
• c) vengono comunicate da terzi senza obbligo di riservatezza;
• d) devono essere comunicate per obbligo di legge o per ordine dell'autorità.

11.3 L'obbligo di riservatezza permane per tutta la durata del Contratto e per i 5 anni successivi alla sua cessazione.

11.4 Per le attività oggetto del presente Contratto che comportano un trattamento di dati personali svolto dal fornitore per conto del Cliente, quest'ultimo incarica il Fornitore quale responsabile del trattamento di dati personali ai sensi dell'art. 28 del Reg. UE 2016/679 tramite atto separato che una volta firmato dalle Parti costituirà parte integrante e sostanziale del presente atto.

11.5 Le parti dichiarano di essersi scambiate e aver preso visione delle rispettive informative sul trattamento dei dati personali per le finalità di gestione del rapporto contrattuale tra le medesime.

12. Modifiche delle Condizioni

12.1 Il Fornitore si riserva il diritto di modificare le presenti Condizioni. Le modifiche saranno comunicate al Cliente con preavviso di almeno 30 giorni.

12.2 Se il Cliente non accetta le modifiche, ha diritto di recedere dal Contratto con effetto dalla data di entrata in vigore delle nuove Condizioni, dandone comunicazione scritta al Fornitore entro il termine del preavviso.

13. Disposizioni Finali

13.1 Comunicazioni. Tutte le comunicazioni tra le Parti relative al Contratto dovranno essere effettuate per iscritto ai recapiti indicati in sede di sottoscrizione.

13.2 Cessione. Il Cliente non può cedere il Contratto a terzi senza il preventivo consenso scritto del Fornitore.

13.3 Nullità parziale. L'eventuale nullità o inefficacia di una o più clausole delle presenti Condizioni non pregiudica la validità delle restanti clausole.

13.4 Legge applicabile e foro competente. Le presenti Condizioni sono regolate dalla legge italiana. Qualsiasi controversia derivante dal Contratto sarà devoluta alla competenza esclusiva del Foro di Imperia.